DQS-Zertifizierungsprozess für Managementsysteme

  • Der Prozess beginnt mit den Bedürfnissen und Erwartungen des Auftraggebers. DQS möchte etwas über die Organisation des Auftraggebers und dessen Managementsystem, Größe und Betätigungsfeld erfahren. Beide Parteien definieren gemeinsam die Ziele der Audits und/oder Zertifizierung, einschließlich der anzuwendenden Normen und Spezifikationen.
  • DQS erstellt basierend auf den zuvor erhaltenen Informationen ein detailliertes, auf die individuellen Bedürfnisse des Auftraggebers zugeschnittenes Angebot. Alle relevanten Leistungen und die anwendbaren Audit- und Zertifizierungskriterien werden spezifiziert und vereinbart.
  • Ein Voraudit kann als erste Leistungsbewertung oder Diagnose dienen, um Stärken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Bei größeren Auditierungs- und Zertifizierungsprojekten ist ein Projektplanungsmeeting eine wertvolle Gelegenheit für den Auftraggeber, um den Auditleiter kennenzulernen, ein individuelles Auditprogramm und einen Auditzeitplan für alle involvierten Bereiche und Standorte zu entwickeln. Beide Dienstleistungen sind optional.
  • Systemanalyse (Audit Stufe 1): Das Zertifizierungsverfahren selbst beginnt mit einer Analyse und Bewertung der System­dokumentation, der Ziele, der Ergebnisse des Managementreviews sowie der internen Audits. Dabei wird festgestellt, ob das Managementsystem des Auftraggebers ausreichend entwickelt und zertifizierungsreif ist. Der Auditor erläutert die Ergebnisse und stimmt die weiteren Schritte zur Vorbereitung des Systemaudits vor Ort ab.
  • Systemaudit (Audit Stufe 2): Der Auditor bzw. das beauftragte Auditorenteam auditiert das Managementsystem am Produktions- bzw. Dienstleistungsstandort des Auftraggebers. Unter Anwendung der Normen und Spezifikationen für Managementsysteme wird das Auditorenteam die Wirksamkeit aller Funktionsbereiche und Managementsystemprozesse basierend auf deren Beobachtungen, Überprüfungen, Befragungen, Durchsicht der dazugehörigen Unterlagen und weiteren Audittechniken bewerten. Das Auditergebnis einschließlich aller Feststellungen wird dem Auftraggeber während des Abschlussgesprächs vorgestellt. Bei Bedarf werden Maßnahmenpläne vereinbart.
  • Systembewertung: Das Audit und seine Ergebnisse werden durch die unabhängige Zertifizierungsstelle von DQS bewertet, die über die Aus­stellung des Zertifikats entscheidet. Der Auftraggeber erhält einen Audit­bericht, der die Auditergebnisse dokumentiert. Sofern alle anwendbaren Forderungen erfüllt sind, erhält der Auftraggeber das Zertifikat.
  • Überwachungsaudits: Mit Blick auf eine kontinuierliche Verbesserung und die anhaltende Wirksamkeit des Systems erfolgt halbjährlich oder aber mindestens einmal jährlich die Auditierung wesentlicher Komponenten des Managementsystems vor Ort, bei der erneut Verbesserungspotenziale herausgearbeitet werden.
     
  • Ein Managementsystem-Zertifikat ist für einen limitierten Zeitraum gültig, in der Regel für maximal drei Jahre. Rechtzeitig vor Ablauf wird eine Re­zertifizierung durchgeführt, um die kontinuierliche Erfüllung der anwend­baren Forderungen zu gewährleisten. Bei Erfüllung wird ein neues Zertifikat ausgestellt.