DQS-Zertifizierungsprozess

Die Leitlinien für unsere Tätigkeiten als akkreditierte Zertifizierungsstelle haben wir in den DQS Auditierungs- und Zertifizierungsregeln festgelegt, die sich wiederum nach den Anforderungen der ISO/IEC 17021-1 richten, d.h. den Vorgaben an Stellen, die „Managementsysteme auditieren und zertifizieren“. Akkreditierung bedeutet in diesem Fall die Zulassung und Überwachung durch eine übergeordnete Stelle (z.B. die Deutsche Akkreditierungsstelle DAkkS) – ein Qualitätsmerkmal für Zertifizierungsunternehmen, welches im Markt mittlerweile nahezu durchgängig gefordert wird. 

Der Zertifizierungsprozess beinhaltet eine zyklische Wiederholung von Aktivitäten. Zunächst werden so genannte Basisdaten einer Organisation erfasst, wie z.B. der Geltungsbereich, die Unternehmensgröße, die Branche etc. – dies sind wichtige Faktoren zur Bestimmung der Auditdauer und der Auditoren­qualifikationen. Um ein detailliertes, auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnittenes Angebot mit allen relevanten Leistungen erstellen zu können, fragen wir aber auch nach bestimmten Erwartungen Ihres Unternehmens: Welche Ansprüche gibt es an den strategischen Einsatz von Managementsystemen? Welche Ziele sind mit der Zertifizierung verbunden?

GUT VORBEREITET IST HALB GEWONNEN

120 Tage vor dem Audit soll die Planung für ein DQS-Zertifizierungsaudit abgeschlossen sein. Um diese Planungssicherheit zu gewährleisten, setzt die DQS ein System automatisierter Prozessschritte ein, um vor, während und nach dem Audit alle wichtigen Informationen per Mausklick verfügbar zu haben. Was in der Planungsphase aber ebenso sehr zählt, ist der Dialog mit Ihnen. Dabei geht es neben der Besetzung des Auditteams insbesondere um die frühzeitige Identifizierung und Einbindung der zu begutachtenden Organisationsteile sowie der Gesprächspartner beim Kunden. Insbesondere bei Kombiaudits oder komplexen Stichproben- und Matrixverfahren haben sich vorbereitende Planungsmeetings und Workshops dabei als nahezu unverzichtbar erwiesen. Die Planungsteams in der DQS-Kundenbetreuung werden dabei von ausgewiesenen Regelwerks- und Branchenexperten unterstützt, die häufig selbst aktive Auditoren sind. 
In vielen Fällen hat es sich bewährt, ein Voraudit durchzuführen. Diese optionale Leistung hilft einer Organisation, sich anhand der erkannten Stärken oder Lücken gezielt auf die eigentliche Zertifizierung vorzubereiten

Mit der Systemanalyse beginnt dann der eigentliche Zertifizierungsprozess. Sie ist ein notwendiger Schritt bei Erstzertifizierungen sowie zum Teil auch bei Übernahmen bestehender Zertifikate. Im Mittelpunkt stehen die Bewertung der Systemdokumentation und die Sichtung der Ergebnisse von Managementbewertungen und internen Audits. Die DQS-Auditoren stellen dabei fest, ob das Managementsystem des Unternehmens ausreichend entwickelt und zertifizierungsreif ist. 

Im Systemaudit begutachtet der Auditor oder das Auditorenteam die Wirksamkeit des Managementsystems am Produktions- oder Dienstleistungsstandort des Auftraggebers. Während bei der Systemanalyse die Struktur und die Dokumentation im Vordergrund stehet („Was ist beschrieben?“), geht es im Systemaudit also darum, was tatsächlich umgesetzt wird. Der Aufwand für dieses Audit ist sehr unterschiedlich: In kleinen Organisationen kommt ein Auditor möglicherweise innerhalb eines Tages zu einem Bewertungsergebnis; bei großen, international aufgestellten Kunden der DQS können Auditorenteams von zehn und mehr Gutachtern mehrere Wochen vor Ort sein. Alle Erkenntnisse aus Beobachtungen, Überprüfungen und Befragungen münden als Feststellungen im Auditergebnis, das dem Auftraggeber im Abschlussgespräch vorgestellt und erläutert wird. 

Bewertet werden diese Ergebnisse anschließend nochmals durch die DQS als unabhängige Zertifizierungsstelle, und erst jetzt fällt die Entscheidung über die Zertifikatserteilung. Dabei stellen wir im Rahmen einer so genannten fachlichen Prüfung fest, ob das Audit ordnungsgemäß durchgeführt wurde, ob alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen und das Audit gezeigt hat, dass die Forderungen einer Norm an das Managementsystem angemessen erfüllt sind. Der Auftraggeber erhält danach den geprüften Auditbericht. 
 

DAS ZERTIFIKAT: MEILENSTEIN IN DER UNTERNEHMENSENTWICKLUNG

Sofern der Auditor nach einem Systemaudit die Erteilung eines Zertifikates empfiehlt, ggf. auch unter Auflagen, und die fachliche Prüfung diese Bewertung bestätigt, wird ein DQS Zertifikat ausgestellt und in der DQS-Zertifikatsdatenbank online veröffentlicht. 
Ein solches Zertifikat ist der sichtbare Ausdruck einer neutralen Bewertung, dass eine Organisation eines oder mehrere Managementsysteme angemessen und wirksam betreibt, und somit Strukturen geschaffen hat, um bestimmte Kundenerwartungen oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. 

Für viele DQS-Kunden ist das Zertifikat aber lediglich eine Facette des Audits. Ihr Fokus liegt auf den Hinweisen zur Verbesserung oder auf Risiken, die sie im Rahmen der Begutachtung erhalten. Denn DQS-Auditoren betrachten die Wirksamkeit von Managementsystemen zukunftsgerichtet auch mit dem Blick auf die Veränderungsprozesse in Organisationen und gehen aktiv in den Dialog mit dem Management. Sie tragen so dazu bei, dass Unternehmen Vorgaben und strategische Ziele erreichen und sich das Vertrauen von Geschäftspartnern langfristig sichern. 

Im Fall von akkreditierten Regelwerken hat ein Zertifikat meist eine Gültigkeit von drei Jahren. Um über die Laufzeit gültig zu bleiben, muss es jedoch jährlich verifiziert werden. Im ersten und im zweiten Jahr nach der Zertifikatserteilung führen die DQS-Auditoren daher verkürzte Überwachungsaudits durch, in denen sie zum Beispiel die Wirksamkeit wesentlicher Systemkomponenten oder von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen betrachten. 
Nach Ablauf des 3-Jahres-Zyklus wird ein Rezertifizierungsaudit durchgeführt. Vom Begutachtungsumfang her entspricht es dem Systemaudit bei der Erstzertifizierung; allerdings berücksichtigen Auditoren im zweiten, dritten und in weiteren Zyklen auch die höhere Reife und Leistungsfähigkeit des Managementsystems. Und so unterstützt der jährliche Blick die kontinuierliche Entwicklung von Unternehmen: er ist Ansporn für das Management, treibt die fortlaufende Verbesserung und verhindert blinde Flecken. 
Insbesondere ambitionierte und wettbewerbsorientierte Unternehmen nutzen die Chance, den Katalog von Auditmethoden zu erweitern und z.B. andere Modelle wie EFQM oder Leitfäden wie ISO 9004 einzubeziehen. Viele DQS Kunden haben sich auf diese Weise bereits zu exzellenten Organisationen entwickelt.
 

METHODENVIELFALT IM ZERTIFIZIERUNGSAUDIT? aber ja!

Die DQS verpflichtet sich, nur Auditoren einzusetzen, die aufgrund ihrer fachlichen Qualifikationen, ihrer Erfahrungen, ihrer persönlichen Fähigkeiten und ihrer sozialen Kompetenz geeignet sind, Audits durchzuführen. Vielfach waren Auditoren in den Branchen, für die Sie zugelassen sind, beruflich viele Jahre selbst tätig – oder sind es noch.
Hinsichtlich der Begutachtung von Managementsystemen sind DQS-Auditoren also äußerst sattelfest. Und gerade dieses Selbstbewusstsein versetzt sie auch in die Lage, das Methodenspektrum im Audit zu erweitern oder Perspektiven einmal auf den Kopf zu stellen: Dann betrachtet man Prozesse eben einmal vom Output zurück zum Input, verfolgt den Weg eines versandbereiten Produktes zurück und nimmt dabei insbesondere Übergabepunkte und Nahtstellen unter die Lupe.