ISO 45001 und Kommunikation

 

Andreas Ritter ist Auditor für die Regelwerke ISO 9001, ISO 14001 und BS OHSAS 18001/ISO 45001 bei der DQS GmbH. Neben der Planung komplexer Zertifizierungsverfahren und der Durchführung von Audits leitet er interne und externe Trainings und Webinare vor allem zu überarbeiteten Normen.

Beitrag aus "Sicherheitsingenieur", 6-2019

Austausch und Bereitstellung von Informationen sind zentral

Im März 2018 wurde ISO 45001, die neue internationale Norm für „Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit“ (SGA), erstmals veröffentlicht. Die Absicht dahinter: Arbeiten soll mit der Anwendung des Regelwerks spürbar sicherer werden. Die interne und externe Kommunikation eines Unternehmens spielen dabei eine zentrale Rolle. Um die wesentlichen Aspekte der Kommunikation in einem SGA-Managementsystem etwas näher zu beleuchten, haben wir mit einem Experten für Arbeitssicherheit, Andreas Ritter von der DQS, ein Interview geführt.

-> Herr Ritter, was versteht ISO 45001 eigentlich unter Kommunikation?

Das Kapitel 3 Begriffe liefert keine Definition von Kommunikation. Was die Norm unter Kommunikation versteht, wird erst im Kontext der Anforderungen deutlich, und dann auch sehr konkret: Mit Kommunikation ist nicht nur der Austausch von Informationen gemeint - was der Begriff ansonsten nahelegt -, sondern auch deren Mitteilung, also das Senden von Informationen. Dies zu wissen, kann für das Verständnis einiger Anforderungen durchaus hilfreich sein.

 

-> Haben Sie dafür ein Beispiel?

Typisch ist zum Beispiel die Formulierung der folgenden Passage aus Kapitel 7.4 Kommunikation: „Die Organisation muss sicherstellen, dass die zu kommunizierenden SGA-Informationen mit den Informationen übereinstimmen, die innerhalb des SGA-Managementsystems erzeugt werden, und dass diese verlässlich sind.“ Es geht hier klar um die Mitteilung von SGA-Informationen, nicht etwa um einen Austausch darüber.

 

-> Gibt es eine übergeordnete Anforderung an die Kommunikation?

Grundlegend ist sicher die Anforderung nach Festlegung, Umsetzung und Aufrechterhaltung eines geeigneten Kommunikations-Prozesses, einschließlich der für das Funktionieren eines SGA-Managementsystems zentralen Festlegung, worüber, wann, mit wem und wie kommuniziert wird. Interessanterweise fordert die Norm aber keine Festlegung, „wer“ kommuniziert, jedenfalls nicht explizit  – anders als etwa die Qualitätsmanagementnorm ISO 9001:2015.

 

-> Das müssen Sie uns erklären.

Die explizite Festlegung, wer kommuniziert, gibt es in ISO 45001 nicht. Für die interne Kommunikation braucht es daher einen Umkehrschluss: Aus der Anforderung, festzulegen, „mit wem“ unter welchen Umständen intern zu kommunizieren ist, ergibt sich quasi automatisch, „wer“ diese Aufgabe des „Sendens“ in der Organisation verbindlich übernimmt. Grundsätzlich gilt: Für einen funktionierenden Kommunikationsprozess bedarf es einer koordinierenden Ebene, zum Beispiel einer Stabsstelle „Krisenkommunikation“, und ebenso braucht es unmittelbar zugängliche Informationen, wer an welcher Stelle im Haus kommuniziert.

 

-> Stichwort "Krisenkommunikation" – da geht es doch im Wesentlichen um Arbeitsunfälle?

Genau. Für die Absicht, die Unfallzahlen weiter zu vermindern, ist geeignete Kommunikation eine wesentliche Voraussetzung. Und nicht zu vergessen: Hier stehen besonders auch gesetzliche Anforderungen und damit rechtliche Verpflichtungen einer Organisation im Raum, die auch jenseits der SGA-Norm unbedingt erfüllt werden müssen.

 

-> An welche Situationen denken Sie dabei vor allem?

Bei einem Notfall müssen oft Rettungsdienste alarmiert werden. Sind die Abläufe für die Alarmierung klar festgelegt, retten Sie damit gegebenenfalls Leben. Manche Notfallsituationen, wie die Freisetzung von Schadstoffen, zum Beispiel nach einer Explosion, verlangen nicht nur nach einer schnellen und koordinierten Alarmierung von Rettungsdiensten. Sie ziehen in der Regel auch eine unverzügliche Meldung an die zuständigen Behörden nach sich. In solchen Fällen geht es eventuell auch um den Schutz und die Sicherheit der Bevölkerung.

 

-> Welche organisatorischen Risiken bestehen in einem solchen Fall?

Die Organisation muss bei bestehender Meldepflicht genau wissen, welche Behörden anhand welcher Vorgaben benachrichtigt werden müssen. Aber das ist noch nicht alles. Ist diese Notfallsituation tragischerweise noch mit einem Todesfall verbunden, muss der Arbeitgeber umgehend eine Unfallanzeige bei der Berufsgenossenschaft einreichen – das alles berührt im Übrigen auch das Thema „relevante interessierte Parteien“. Wer in der Organisation für eine solche Anzeige zuständig ist, hat meist keine Zeit für lange Recherchen, an wen und auf welche Weise gemeldet werden muss. Wird der Unfall zu spät oder an der falschen Stelle gemeldet, zieht das unweigerlich rechtliche Folgen nach sich.

 

-> Und mit der Berufsgenossenschaft ist es ja auch nicht getan, oder?

Richtig, auch andere relevante interessierte Parteien müssen wahrheitsgemäß informiert werden, beziehungsweise wollen wahrheitsgemäß informiert werden. Denken Sie bitte in der eben beschriebenen Notfallsituation an Staatsanwaltschaft, Polizei, Fernsehen und Presse. Diesen interessierten Parteien müssen kompetente Personen aus dem Unternehmen Rede und Antwort stehen können, damit nicht Falschmeldungen an die Öffentlichkeit gelangen, die dem Unternehmen schaden.

 

-> Organisationen sollten also grundsätzlich auf einen Notfall vorbereitet sein?

Unbedingt, da genügt ein Blick in Kapitel 8.2 Notfallplanung und Reaktion. Hier wird von der Organisation gefordert, sich anhand eines festgelegten Prozesses auf mögliche Notfallsituationen vorzubereiten, damit eine planvolle Reaktion möglich ist – dabei spielt auch Kapitel 6.1.2.1 Ermittlung von Gefährdungen eine Rolle. Man kann anhand dieser Verknüpfungen innerhalb der Norm sehr gut erkennen, welchen Stellenwert Kommunikation einnimmt.

 

-> Beim Thema Kommunikation geht es aber nicht nur um Notfallmanagement. ISO 45001 greift hier auch Arbeitnehmerrechte und allgemeine Aspekte auf.

Allgemein kann man sagen, dass Kommunikation im SGA-Managementsystem dann ihren Zweck erfüllt, wenn die Kommunikationspartner einander verstehen, beziehungsweise die Adressaten von SGA-Informationen deren Inhalt problemlos erfassen können. ISO 45001 legt deshalb Wert darauf, dass Aspekte, die geeignet sind, das gegenseitige Verstehen zu beeinträchtigen oder gar zu verhindern, von der Organisation berücksichtigt werden – die Norm spricht in diesem Zusammenhang auch von Diversitätsaspekten.

 

-> Also von der Vielfalt von Menschen?

Ja, das ist ein ganz wichtiger Aspekt, zum Beispiel mit Blick auf Fähigkeiten und Möglichkeiten von Menschen, bezogen etwa auf Geschlecht, Sprache, Kultur, Lese- und Schreibfähigkeit, Behinderung et cetera. Für die Praxis bedeutet das: SGA-Informationen müssen so verfasst sein, dass ein beliebiger Beschäftigter sie verstehen kann, auch Mitarbeiter mit eingeschränkter Lesefähigkeit oder solche, die die Sprache, in der die Mitteilung verfasst ist, nicht beherrschen. Am Ende muss eine entsprechende SGA-Information gegebenenfalls mündlich überbracht beziehungsweise übersetzt werden.

 

-> Das geht tief ins Detail - wie kann eine Organisation das sicherstellen?

Ja, es braucht die Festlegung geeigneter, also normkonformer Kommunikationsprozesse, im Einzelnen mit konkreten Arbeitsanweisungen. Auch an den Inhalt von Mitteilungen und an die Kommunikationsprozesse selbst stellt die SGANorm eine Reihe von Anforderungen. Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen der Organisation müssen ebenso berücksichtigt werden, wie die Ansichten und Bedürfnisse externer interessierter Parteien.

 

-> Was heißt das konkret?

Das heißt zum Beispiel, dass SGA-Informationen, die mitgeteilt werden, sachlich formuliert, plausibel, konsistent, vollständig und natürlich zuverlässig sein müssen. Außerdem müssen sie die Bedürfnisse der Adressaten treffen, und sie sollten auch transparent sein, zum Beispiel mit Blick auf die Frage, wie eine Nachricht oder Information zustande gekommen ist. Umgekehrt müssen relevante Äußerungen oder Eingaben seitens der Belegschaft, jedenfalls soweit sie das SGA-Managementsystem betreffen, von der Organisation beachtet werden, und zwar in Form einer angemessenen Reaktion.

 

-> ISO 45001 unterscheidet ausdrücklich zwischen interner und externer Kommunikation - welche Schwerpunkte legt die Norm in ihren Anforderungen jeweils?

Man kann es vielleicht so zusammenfassen: Intern muss zwischen den verschiedenen Ebenen und Funktionen mit Blick auf SGA-relevante Informationen und Änderungen des SGA-Managementsystems kommuniziert werden. Die Beschäftigten müssen die Möglichkeit haben, an der fortlaufenden Verbesserung unter anderem des SGA-Managementsystems teilzuhaben. Bei der externen Kommunikation liegt der Schwerpunkt hingegen auf der Kommunikation beziehungsweise der Mitteilung relevanter SGA-Informationen nach außen, und zwar unter Berücksichtigung rechtlicher Verpflichtungen und anderer Anforderungen.

 

Herr Ritter, vielen Dank für das Gespräch!

Das Interview führte Weigand Naumann