DQS GMBH–ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

GESCHÄFTS- UND BEGUTACHTUNGS­BEDING­UNGEN

Allgemeine Geschäftsbedingungen der DQS GmbH, im Folgenden DQS genannt, für frei vereinbarte Dienstleistungen, insbesondere Begutachtungs- und Audittätigkeiten für ihre Vertragspartner, nachstehend „Auftraggeber“ genannt.

1. Allgemeines

DQS erbringt Zertifizierungs-, Audit - (systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind (Quelle: ISO 9000)) und Begutachtungs­dienst­leistungen für ihren Auftraggeber. Vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen im Einzelfall erkennt der Auftraggeber die zum Zeitpunkt der Auftragserteilung jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Preise der DQS sowie die „DQS Auditierungs- und Zertifizierungsregeln“ an. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Auftraggebers sind nur dann verbindlich, wenn sie ausdrücklich von DQS schriftlich anerkannt wurden.

2. Auftragsdurchführung

DQS zertifiziert, auditiert und begutachtet das Managementsystem (System zum Festlegen von Politik und Zielen sowie zum Erreichen dieser Ziele (Quelle: ISO 9000)) des Auftraggebers oder Teile davon mit dem Ziel, die Konformität (Erfüllung einer Forderung (Quelle: ISO 9000)) zu festgelegten oder vereinbarten Forderungen, einschließlich der Wirksamkeit des Systems oder Teilen davon zu bewerten. Hierüber erhält der Auftraggeber ein Gutachten und/oder ein DQS-Zertifikat bzw. eine Urkunde oder Konformitätserklärung. Begutachtungen werden grundsätzlich am Ort der Leistungserbringung des Auftraggebers durchgeführt. DQS ist bei ihren Audits unabhängig, neutral und objektiv. Der Auftragsdurchführung liegen die jeweils gültigen „DQS Auditierungs- und Zertifizierungsregeln“ zugrunde (www.dqs.de), die für beide Parteien verbindlich sind. Art und Umfang der Leistungen der DQS werden bei der Erteilung des Auftrags schriftlich festgelegt; Teilleistungen sind möglich. Termine zum Verfahren vereinbaren die Parteien gesondert. Ergeben sich bei der ordnungsgemäßen Durchführung des Auftrags Änderungen und/oder Erweiterungen des festgelegten Auftragsumfangs, sind diese vorab zusätzlich schriftlich zwischen den Vertragsparteien zu vereinbaren. Soweit ein Festhalten am Vereinbarten im Hinblick auf die Änderungen oder Erweiterungen dem Auftragnehmer nicht zugemutet werden kann, hat dieser ein Rücktrittsrecht. Der Auftraggeber hat dabei jedoch die vereinbarte Vergütung oder mangels Vereinbarung eine angemessene Vergütung zu bezahlen. 

3. Auftraggeberpflichten

Der Auftraggeber hat der DQS alle für die Ausführung des Auftrags notwendigen Auskünfte und Unterlagen gewissenhaft, vollständig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Der Auftraggeber hat von sich aus auf alle Vorgänge und Umstände, die für die Durchführung des Auftrags von Bedeutung sein könnten, aufmerksam zu machen. Die Ausführung des Auftrags ohne Erfüllung der vorstehenden Punkte geht auf das alleinige Risiko (Auswirkung der Unsicherheit auf Ziele (Quelle: ISO 19011)) des Auftraggebers, soweit DQS nicht ein Mitverschulden trifft. 

4. Geheimhaltung, Urheberrecht, Datenschutz

DQS beachtet die Einhaltung der Schweigepflicht. Sie trifft Vorsorge dafür, dass weder Gutachten noch sonstige Tatsachen oder Unterlagen, die bei der Erbringung der Dienstleistung bekannt werden, und die sich auf den Auftraggeber und den Auftragsgegenstand beziehen, unbefugt offenbart, ausgenutzt oder weitergegeben werden. DQS kann von schriftlichen Unterlagen, die ihr zur Einsicht überlassen oder für die Auftragsdurchführung übergeben wurden, Ablichtungen zu ihren Akten nehmen. Soweit im Zuge des Auftrags Gutachten, Bewertungs­ergebnisse u. Ä. erstellt werden, die dem Schutz des Urheberrechts unterliegen, räumt DQS dem Auftraggeber hieran ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht ein, soweit dies nach dem vertraglich vorausgesetzten Zweck erforderlich ist. Weitere Rechte werden nicht übertragen, insbesondere ist der Auftraggeber nicht berechtigt, Gutachten, Bewertungs­ergebnisse u. Ä. zu verändern. DQS verarbeitet und nutzt auch personenbezogene Daten ausschließlich für eigene Zwecke innerhalb der DQS Gruppe. Dazu setzt sie auch automatische Daten­verarbeitungs­anlagen ein. Zur Erfüllung der Daten­sicherungs­anforderungen der Anlage zu § 9 BDSG hat sie technisch-organisatorische Maßnahmen getroffen, die die Sicherheit der Datenbestände und der Daten­verarbeitungs­abläufe gewährleisten. Die mit der Verarbeitung beschäftigten Mitarbeiter sind auf das BDSG verpflichtet und gehalten, sämtliche Datenschutz­bestimmungen strikt einzuhalten. 

5. Gewährleistung

Die Gewährleistung der DQS umfasst nur die ausdrücklich in Auftrag gegebenen Dienstleistungen. Bei Zertifizierungs­dienstleistungen ist DQS verpflichtet, das Zertifikat zu erteilen, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt wurden. Soweit DQS allgemeine Dienstleistungen erbringt, sind die Parteien sich darüber einig, dass DQS keinen bestimmten Erfolg, sondern ausschließlich Dienstleistungen schuldet und es alleine im Entscheidungs- und Risikobereich des Auftraggebers liegt, anhand der erbrachten Dienstleistungen sich daraus ergebende Entscheidungen zu treffen. 

6. Haftung

DQS haftet für Schäden – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur, wenn DQS, der gesetzliche Vertreter oder ihre Erfüllungsgehilfen diese Schäden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht haben oder wenn DQS, der gesetzliche Vertreter oder ihre Erfüllungsgehilfen fahrlässig eine wesentliche Vertragspflicht („Kardinalpflicht“) verletzt haben. DQS haftet im Fall der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten stets nur für den im Zeitpunkt des Vertragsschlusses vertrags­typischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für mittelbare Folgeschäden einschließlich vertrags­typischer Folgeschäden ist ausgeschlossen. Im Übrigen ist die Haftung der DQS auf den doppelten Auftragswert, höchstens aber auf 100.000 Euro pro Geschäftsvorgang und 250.000 Euro pro Kalenderjahr beschränkt. 

7. Vergütungs- und Zahlungsbedingungen

Für die Berechnung der Leistungen gelten die jeweils gültigen Preise der DQS, soweit nicht ausdrücklich ein Festpreis oder eine andere Bemessungsgrundlage vereinbart ist. Aufträge werden abschnittsweise nach Leistungserbringung abgerechnet. Rechnungen sind innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug netto zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist DQS berechtigt, die jeweils banküblichen Zinsen zu berechnen. DQS überprüft ihre Preise in regelmäßigen Abständen. Sollte sich aufgrund gestiegener Gemein- oder Bezugskosten die Notwendigkeit einer Anpassung der Preise ergeben, wird dies mindestens 4 Monate vor Inkrafttreten angezeigt. Gebührenerhöhungen von Drittanbietern wie z.B. IATF, OASIS, Berichts- und Zertifikatskosten und sonstige Gebühren sind von der Anzeige 4 Monate im Voraus ausgeschlossen. Für bereits schriftlich beauftragte Leistungen gelten die beauftragten Preise fort. 

8. Fristen und Termine

DQS und der Auftraggeber vereinbaren Audittermine möglichst langfristig. Termine werden schriftlich bestätigt. Kann auf Veranlassung des Auftraggebers ein bestätigter Termin nicht wahrgenommen werden, so kann DQS die durch die Vorbereitung des Termins tatsächlich entstandenen Aufwendungen in Rechnung stellen. Bei Absagen durch den Auftraggeber, die weniger als acht Wochen vor dem Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet DQS 80 Prozent der Auftragssumme zuzüglich entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren. Bei Absagen durch den Auftraggeber, die weniger als sieben Kalendertage vor Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet DQS 100 Prozent der Auftragssumme zuzüglich entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren. 

9. Dauer und Beendigung

Der Vertrag wird mit Auftragserteilung auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann vom Auftraggeber ohne Angabe besonderer Gründe mit einer Frist von jeweils sechs Wochen zum Quartalsende schriftlich gekündigt werden. Im Fall der Kündigung durch den Auftraggeber behält sich DQS vor, die bereits erbrachten Leistungen zu berechnen. Bei Kündigungen durch den Auftraggeber, die weniger als acht Wochen vor dem Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet DQS 80 Prozent der Auftragssumme zuzüglich entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren. Bei Absagen durch den Auftraggeber, die weniger als sieben Kalendertage vor Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet DQS 100 Prozent der Auftragssumme zuzüglich entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren. DQS kann nur aus wichtigem Grund dem Auftraggeber gegenüber kündigen. 

10. Schlussbestimmungen

Gerichtsstand ist Frankfurt am Main. Es gilt deutsches Recht. Sollten einzelne der vorstehenden Bedingungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen. Anstelle der unwirksamen Bedingungen sollen solche Regelungen treten, die dem wirtschaftlichen Zweck des Vertrags und der angemessenen Wahrung der beiderseitigen Interessen am nächsten kommen. Zusätzlich zu vorstehenden Bedingungen gelten bei einzelnen Zertifizierungsdienstleistungen die jeweils spezifischen Forderungen in der jeweils gültigen Version inklusive ihrer ergänzenden Interpretationen. Alle unsere früheren Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind hierdurch aufgehoben. 

Stand: 01. Januar 2019

DQS AUDITIERUNGS- UND ZERTIFIZIERUNGSREGELN

1. Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen

1.1 Anwendungsbereich und Gültigkeit

Diese DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsregeln gelten für alle Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen, die Auftraggeber (Kunden) der internationalen DQS Gruppe, einschließlich deren Tochtergesellschaften und Partner, angeboten und an ihnen erbracht werden. Auf der Website www.dqs-holding.com ist eine aktuelle Liste der Unternehmen der DQS Gruppe hinterlegt. Soweit nicht explizit schriftlich etwas anderes vereinbart wurde bzw. vor­behaltlich gesetzlich entgegenstehender Bestimmungen, gelten diese Regeln für alle Stufen des Auditierungs- und Zertifizierungsprozesses, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Serviceangebote und Kostenvoranschläge, Ver­träge, Bestellungen und/oder Arbeitsaufträge, Termin- und Zusatzvereinbarungen, die zwischen DQS und dem Kunden vereinbart wurden.

Diese Auditierungs- und Zertifizierungsregeln werden unmittelbar nach ihrer Veröffentlichung wirksam und behalten ihre Gültigkeit bis eine neue Version veröffentlicht wird.

Die aktuelle Version dieser Regeln ist unter www.dqs.de in deutscher und englischer Sprache hinterlegt und kann bei der DQS GmbH angefordert werden.

1.2 Begriffsbestimmungen

  • „Auftraggeber” sind Kunden und jegliche Organisationen, die DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen anfordern oder erhalten, einschließlich deren Repräsentanten oder Beauftragte.
  • „DQS” sind alle Mitglieder der internationalen DQS Gruppe, einschließlich deren Tochtergesellschaften und Partner, die Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen anbieten und/oder erbringen. In einigen Fällen kann es vorkommen, dass ein Mitglied der Gruppe der lokale Vertragspartner eines Auftraggebers ist, während eine spezifische Dienstleistung ganz oder teilweise von einem anderen Mitglied der Gruppe erbracht wird.
  •  „Auditoren” sind Gutachter, Auditoren und Experten, die von der DQS Gruppe mit der Durchführung einer Auditierung beauftragt werden.
  • “Audits” sind systematische Vorgehensweisen der DQS, um objektiv zu bewerten inwieweit definierte Kriterien erfüllt werden und hierfür die relevanten Nachweise vorliegen. Audits können auch als “Begutachtung” bezeichnet werden.

1.3 Auditierungs- und Zertifizierungs­dienstleistungen

Die Auditierung und Zertifizierung eines Managementsystems oder eines Produktes durch einen unabhängigen Dritten wie DQS trägt zur Wertschöpfung für den Auftraggeber bei. Ein DQS- Zertifikat dient als Nachweis eines angemessenen und wirksamen Managementsystems oder konformen Produktes, das dazu geeignet ist, auf Dauer die Kundenerwartungen sowie behördliche und gesetzliche Forderungen zu erfüllen.

Während der Auditierung prüfen qualifizierte und erfahrene Auditoren das Managementsystem und dessen Prozesse bzw. Produkte auf anhaltende Ange­messenheit und Wirksamkeit unter Berücksichtigung sich verändernder Märkte und Einflüsse. Indem sie Ver­besserungspotenziale aufzeigen, tragen die Auditoren dazu bei, dass die Organisation vereinbarte Ziele und Vor­gaben erreicht und ermöglichen so einen nachhaltigen Erfolg des Auftraggebers. Durch ein DQS-Zertifikat gewinnt der Auftraggeber mit seinem nach anerkannten Regeln auditierten und zertifizierten Managementsystem oder Produkt das Vertrauen seiner Geschäftspartner.

1.4 Bezugnahme auf Einzelverträge und Geschäftsbedingungen, Vertragsverhältnis zum akkreditierten DQS Büro

Diese DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsregeln gelten in Ergänzung zu den jeweils gültigen Allgemeinen Ge­schäftsbedingungen sowie sämtlichen Auditierungs- und Zertifizierungsvereinbarungen zwischen den Auftrag­gebern und DQS. Darüber hinaus legen die Parteien Vertragsbedingungen fest, die sich i. d. R. auf das Land beziehen, in dem die Dienstleistung erbracht wird und/oder in dem die Vertragspartner ansässig sind. In solchen Vereinbarungen werden die jeweiligen Dienstleistungen spezifiziert, einschließlich der Preise und Liefer­fristen. Diese können von einzelvertraglicher Natur oder als Allgemeine Geschäftsbedingungen festgelegt sein und berücksichtigen üblicherweise das jeweilig anwendbare Landesrecht. In der Regel enthalten sie Klauseln über Ge­richtsstand, Haftung, Steuern, Zahlungsbedingungen und sonstige Zusatzvereinbarungen.

Erbringt eine lokale Geschäftsstelle eine Leistung, deren Akkreditierung / Zulassung von einer anderen DQS-Geschäftsstelle gehalten wird, so handelt die lokale Geschäftsstelle im Namen und Auftrag der jeweils zugelassenen DQS-Niederlassung. Die Annahme des lokalen Angebots und die Unterzeichnung des lokalen Vertrags stellt auch einen rechtsverbindlichen Zertifizierungsvertrag zwischen dem Kunden und der autorisierten/akkreditierten DQS-Niederlassung dar. Die operative finanzielle und rechtliche Verantwortung für Tätigkeiten im Rahmen einer bestimmten Akkreditierung bleibt stets in der Verantwortung der akkreditierten DQS-Geschäftsstelle.

2. Der Zertifizierungsprozess

DQS auditiert das Managementsystem oder Produkt des Auftraggebers oder Teile davon mit dem Ziel, die Konformität mit vereinbarten oder anerkannten Forderungen, wie internationale, nationale oder branchenspezifische Regelwerke, festzustellen. Der entsprechende Zertifizierungsprozess kann sich über einen oder mehrere Schritte erstrecken und endet üblicherweise mit einem Auditbericht, der die Ergebnisse der Auditierung dokumentiert. Im Fall von Zertifizierungsdienstleistungen stellt DQS vorbehaltlich der Erfüllung aller anwendbaren Forderungen ein kun­denspezifisches Zertifikat aus, das die Konformität mit den entsprechenden Forderungen bestätigt.

Werden im Audit Abweichungen zu den Forderungen des entsprechenden Regelwerks festgestellt, muss der Auftraggeber Korrekturmaßnahmen planen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums umsetzen. Zertifikate werden nur erteilt, wenn die wirksame Umsetzung von angemessenen Korrekturmaßnahmen nachgewiesen wurde. Geltungsbereich und Gültigkeit werden auf dem Zertifikat vermerkt.

Alle Feststellungen basieren auf einem Stichprobenprozess, der auf verlässliche Nachweise für eine effektive Imple­mentierung und Einhaltung des Managementsystems abzielt. Es können weitere geschäftliche Aspekte existieren, positive oder negative, die vom Auditteam nicht geprüft wurden. Es liegt alleine in der Verantwortung der Organi­sation, die potenziellen Auswirkungen und den Umfang der Ergebnisse zu untersuchen und zu bewerten, um so die vollständige Einhaltung der angewendeten Standards sicherzustellen. Die DQS haftet nicht für Schäden, die der Organisation aus eventuell festgestellten Abweichungen entstehen.

DQS und der Auftraggeber vereinbaren, dass die Bewertung und/oder Zertifizierung des Managementsystems oder Produktes im Einklang mit den anwendbaren Regelwerken, branchenspezifischen Forderungen (soweit zutreffend) und den geschlossenen vertraglichen Regelungen einschließlich dieser Auditierungs- und Zertifizierungsregeln oder anderer Ergänzungen erfolgt.

DQS ist unabhängig, neutral und objektiv in ihren Audits und Zertifizierungen.In der Regel werden die Audits immer am Standort des Auftraggebers (vor Ort) ausgeführt, können aber auch durch Remote-Audits (nicht vor Ort) ergänzt werden. Art, Umfang und Zeitplan des Verfahrens werden separat von den Parteien vereinbart. DQS bemüht sich, Störungen des Betriebsablaufs bei der Durchführung der Audits in den Räumen des Auftraggebers gering zu halten. Der Zertifi­zie­rungsprozess für Managementsysteme beinhaltet im Allgemeinen die auf Seite 5 abgebildeten Schritte.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

3.1 Aufrechterhaltung des Managementsystems 

Um ein Zertifikat zu erlangen und zu halten, muss der Auftraggeber ein dokumentiertes Managementsystem ein­führen und aufrechterhalten, das die Forderungen des zugrunde gelegten Regelwerks erfüllt. Der Auftraggeber muss dazu den Nachweis zur Konformität und Wirksamkeit seines Managementsystems oder Produktes erbringen, der jederzeit durch das beauftragte Auditteam überprüft werden kann. Weiterhin stellt der Auftraggeber sicher, dass alles Nötige zur ständigen Aufrechterhaltung des Managementsystems getan wird.

Änderungen im Zertifizierungspro­gramm sowie neue oder überarbeitete Forderungen werden dem Auftraggeber zur Kenntnis gegeben. Der Auftrag­geber hat sicherzustellen, dass, wenn die Zertifizierung für eine laufende Produktion gilt, das zertifizierte Produkt weiterhin die System- oder Produktanforderungen erfüllt. Die DQS muss die Umsetzung der Änderungen durch ihre Auftraggeber überprüfen und geforderte Maßnahmen im Zertifizierungsprozess ergreifen.

3.2 Darlegungspflicht („zugängliche Informationen“ gemäß ISO/IEC 17021) 

Der Auftraggeber stellt sicher, dass DQS alle für die Erfüllung des Auftrags notwendigen Informationen und die erforderlichen Räumlichkeiten zugänglich sind. Der Auftraggeber verpflichtet seine Beauftragten und Mitarbeiter, gegenüber DQS rechtzeitig, wahrheitsgemäß und vollständig Auskunft über alle Vorgänge zu erteilen, die für die Zertifizierung von Bedeutung sein könnten. Das betrifft insbesondere den Geltungsbereich einer Zertifizierung. Im Rahmen von zertifizierten Managementsystemen müssen DQS auf Anfrage alle Aufzeichnungen über Beanstan­dungen und deren Korrekturmaßnahmen vorgelegt werden.

3.3 Mitteilung über Änderungen und besondere Vorfälle

Der Auftraggeber ist verpflichtet, DQS unverzüglich über jegliche Änderungen zu informieren, die auf das zertifizierte Managementsystem oder die zertifizierten Produkte Einfluss haben können. Dies bezieht sich besonders auf den rechtlichen, wirtschaftlichen oder organisatorischen Status bzw. die Eigentümerschaft, Organisation und Manage­ment, Änderungen am Produkt oder der Herstellungsmethode, Kontaktadressen und Produktionsstätten bzw. Standorte und wesentliche Ände­rungen am Qualitätsmanagementsystem, den Kauf/Verkauf von Unternehmensteilen, Eigentümerwechsel, größere Veränderungen des Tätigkeitsfeldes, grundlegende Prozessveränderungen, Vorfälle wie ein schwerer Unfall oder ein schwerer Verstoß gegen Normvorschriften oder gesetzliche Regelungen, die ein Eingreifen der zuständigen Regulierungsbehörde erfordern oder die Eröffnung von Konkurs- oder Vergleichsverfahren. DQS prüft nach Absprache mit dem Auftraggeber, wie das Zertifikat in solchen Fällen aufrechterhalten werden kann.

3.4 Unabhängigkeit der Auditierung und Zertifizierung

Der Auftraggeber ist verpflichtet, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit der Mitarbeiter und Auditoren von DQS beeinträchtigen könnte. Dies gilt besonders für Beratungsangebote, Anstellung und Aufträge auf eigene Rechnung, gesonderte Honorarabsprachen oder sonstige geldwerte Zuwendungen.

3.5 Ablehnung des Auditors

Vor der Bestätigung des Audittermins hat der Auftraggeber das Recht, den/die beauftragten Auditor/en zu prüfen und mit sachgemäßer Begründung abzulehnen. In solchen Fällen wird DQS einen Ersatz für den abgelehnten Auditor benennen.

3.6 Vertraulichkeit und Informationssicherheit

Die dem Auftraggeber von DQS überlassenen Unterlagen einschließlich des DQS-Zertifikatssymbols sind ur­heberrechtlich geschützt. Der Auftraggeber erkennt ausdrücklich an, dass alle ihm von DQS übergebenen oder zur Einsicht überlassenen Unterlagen Eigentum von DQS bleiben und verpflichtet sich, diese nur intern zu verwenden, Dritten nicht zugänglich zu machen oder für andere als vereinbarte Zwecke zu nutzen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die ihm unter dieser Vereinbarung zugänglich gemachten Informationen und Kenntnisse über Ange­legenheiten von DQS, deren Mitarbeiter und Auditoren vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt über das Ende der Vereinbarung hinaus bestehen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, eine Zertifizierung nicht in einer Weise zu verwenden, die DQS in Misskredit bringen könnte, sowie keinerlei Äußerungen über ihre Zertifizierung zu treffen, die die Zertifizierungsstelle als irreführend oder unberechtigt betrachten könnte.

Der Auftraggeber verpflichtet seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen entsprechend. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Auditbericht vollständig weiterzugeben. Eine auszugsweise Weitergabe ist nicht gestattet.

3.7 Rechte zur Nutzung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen

Mit einem gültigen DQS-Zertifikat ist der Kunde berechtigt, das Zertifikat (oder: selbiges) oder entsprechende Zertifikats- oder Akkreditierungssymbole im Einklang mit den auf der DQS Website veröffentlichten Regeln für Werbezwecke zu verwenden.

Die autorisierte Nutzung des urheberrechtlich geschützten DQS-Zertifikatssymbols, des UL-Symbols und anderer Zertifizierungs- oder Akkreditierungs-Symbole soll das Vertrauen der Kunden in das zertifizierte Managementsystem und die entsprechende Leistung des Auftraggebers erhöhen. Diese Symbole werden häufig auf Firmenbriefbögen, in Broschüren, im Internet, auf Ausstellungen, auf Fahrzeugen oder in Anzeigen benutzt. Die Symbole werden direkt mit der zertifizierten Organisation und deren Managementsystem oder Produkten in Verbindung gebracht. Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nur in Übereinstimmung mit diesen Auditierungs- und Zertifizierungsbedingungen genutzt werden. Die Nutzung ist auf den Geltungsbereich und die Geltungsdauer der Zertifizierung beschränkt.

Die Verwendung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen ist auf den Umfang und die Gültigkeitsdauer der Zertifizierung beschränkt. Zertifikatssymbole dürfen nicht auf einem Produkt, einer Produktverpackung oder in einer anderen Art und Weise angebracht oder verwendet werden, die als Produktkonformität aufgefasst werden könnte.

3.8 Beschwerden und Einsprüche

Jeder Auftraggeber von DQS hat Anspruch auf Dienstleistungen, die im vereinbarten Rahmen so erbracht werden, dass seine Erwartungen und Bedürfnisse erfüllt werden. Bei Nichterfüllung hat der Auftraggeber das Recht, eine entsprechende Beschwerde bei der betroffenen DQS-Geschäftsstelle einzureichen. DQS wird zur Analyse und Verbesserung nötige Informationen anfordern.

Im Falle einer Meinungsverschiedenheit mit einem DQS-Auditor oder einer spezifischen Zertifizierungsentscheidung hat der Auftraggeber das Recht, einen Einspruch bei der verantwortlichen DQS-Geschäftsstelle einzulegen. Kann keine Lösung mit den unmittelbar betroffenen Personen gefunden werden, kann der Auftraggeber einen schriftlichen Einspruch an die Geschäftsführung der beauftragten DQS-Geschäftsstelle richten oder, in letzter Instanz, die Schiedsstelle anrufen, deren Entscheidung endgültig ist.

4. Rechte und Pflichten von DQS

4.1 Auditierung von Managementsystemen

DQS verifiziert durch regelmäßige Audits (meist jährlich oder halbjährlich) die Konformität und Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems des Auftraggebers. Zu diesem Zweck hat DQS im Rahmen der geplanten Audits das Recht auf Zugang zu den Räumlichkeiten des Auftraggebers, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zu überprüfen, Mitarbeiter und Bevollmächtige zu befragen, Unterlagen und Aufzeichnungen einzusehen sowie Informationen mittels anderer Auditmethoden und -techniken zu sammeln. Sollte DQS Informationen von Dritten erhalten, die die Konformität oder Wirksamkeit eines von DQS zertifizierten Managementsystems anzweifeln, ist DQS nach Rücksprache mit dem Auftraggeber berechtigt, zusätzliche, außerordentliche Audits durchzuführen. Im gesetzlich geregelten Bereich ist DQS in begründeten Fällen berechtigt, zusätzliche, unangekündigte Audits durchzuführen.

4.2 Akkreditierung und Zulassung

DQS ist durch verschiedene Akkreditierungsstellen und andere staatliche und nicht staatliche Zulassungsstellen berechtigt, Auditberichte und Zertifikate zu zahlreichen Regelwerken zu erstellen. DQS ist verpflichtet, Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen dieser Stellen die Teilnahme an Audits zu ermöglichen. Sie gewährt ihnen unter Berück­sichtigung der in diesen Regeln beschriebenen Vertraulichkeitsaspekte Einblick in eigene Unterlagen sowie in kundenbezogene Daten, soweit dies nach den anwendbaren Akkreditierungs- und Zertifizierungsregeln notwendig ist. Soweit einzelne Regelwerke es ausdrücklich fordern, werden kundenbezogene Daten und Auditergebnisse an diese Stellen weitergegeben. Mit der Anerkennung dieser Auditierungs- und Zertifizierungsregeln erkennt der Auf­traggeber die jeweils anwendbaren Akkreditierungs- und Berechtigungsregelungen einschließlich der vorgenannten an.

DQS ist berechtigt, spezifische Auditierungs- und Zertifizierungsaufgaben an andere DQS-Geschäftsstellen zu vergeben, die die geforderten Akkreditierungen und Zulassungen halten. Immer dann, wenn Zertifikate von einer DQS-Geschäftsstelle ausgestellt werden, die nicht direkter Vertragspartner des Auftraggebers ist, gelten sämtliche hier beschriebenen Rechte und Pflichten für die akkreditierte und die ausführende DQS-Geschäftsstelle.

4.3 Benennung der Auditoren

Die Benennung von kompetenten Auditoren obliegt allein DQS. DQS verpflichtet sich, nur Auditoren einzusetzen, die aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation, ihrer Erfahrung und persönlichen Fähigkeiten für diese Aufgabe geeignet sind. Die Auditoren müssen für das/die entsprechende/n Regelwerk/e berufen sein und angemessene Erfahrung im Tätigkeitsbereich des Auftraggebers sowie Management- und Auditerfahrung haben. Häufig beruft DQS ein Team von zwei oder mehr Auditoren für eine spezifische Auditierung oder den Zertifizierungsprozess. Auf Anfrage stellt DQS dem Auftraggeber eine Kurzbiografie des Auditors zur Verfügung.

Sollte ein Auditor unmittelbar vor oder während des Audits ausfallen, stellt DQS wann immer möglich einen geeigneten Ersatz zur Verfügung.

4.4 Vereinbarung von Terminen

DQS ist berechtigt Auditierungen und Zertifizierungen des Managementsystems des Auftraggebers zu planen. Audittermine sollten einvernehmlich von beiden Parteien unter Berücksichtigung der anwendbaren Regeln vereinbart werden. Audittermine werden schriftlich vereinbart. Einmal bestätigt sind diese Audittermine verbindlich. Spezifische vertragliche Vereinbarungen können Klauseln über Kompensationszahlungen für den Fall von kurzfristigen Termin­verschiebungen oder Absagen enthalten.

4.5 Zertifikatsausstellung

Nachdem der Auftraggeber alle Zertifizierungsforderungen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllt hat, stellt DQS ein Zertifikat für ihn aus. Die Entscheidung über eine Zertifizierung obliegt allein der Verantwortung der akkreditierten und ausstellenden DQS-Geschäftsstelle und basiert auf der Zertifizierungsempfehlung sowie dem Auditergebnis, wie im Auditbericht festgehalten. DQS-Zertifikate sind zeitlich beschränkt gültig, in der Regel für maximal drei Jahre, beginnend mit der Zertifizierungsentscheidung.

4.6 Vertraulichkeit und Datenschutz

DQS verpflichtet sich zur Verschwiegenheit hinsichtlich aller vertraulichen Informationen des Auftraggebers, die nicht öffentlich zugänglich und DQS im Rahmen der Aktivitäten in den Räumlichkeiten des Kunden zugänglich gemacht wurden, unabhängig davon, ob es sich dabei um Interna des Auftraggebers selbst oder um dessen Geschäfts­verbindungen handelt. Gleiches gilt für mündliche und schriftliche Ergebnisse aus den Audits. DQS gibt vertrauliche Informationen an Dritte nur mit schriftlicher Genehmigung des Auftraggebers frei, sofern nicht ausdrücklich anders in diesen Auditierungs- und Zertifizierungsregeln festgelegt. Sollte DQS durch gesetzliche Bestimmungen verpflichtet oder durch vertragliche Vereinbarungen ermächtigt sein vertraulichen Informationen offen zu legen, wird DQS den Auftraggeber oder die betreffende Person darüber informieren. DQS bewahrt Aufzeichnungen über die Audits während des laufenden Zertifizierungszyklus sowie für mindestens einen weiteren Zertifizierungszyklus (i. d. R. drei Jahre) auf. Diese Verpflichtungen bleiben über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus bestehen.

4.7 Veröffentlichung

DQS ist berechtigt ein Verzeichnis aller Auftraggeber mit gültiger DQS-Zertifizierung zu führen und zu veröffentlichen. Diese Veröffentlichung enthält Name und Anschrift der zertifizierten Organisation sowie den Geltungsbereich, das angewandte Regelwerk und den Zertifizierungsstatus. Hierzu gilt das Einverständnis des Auftraggebers als erteilt.

4.8 Elektronische Kommunikation

Ungeachtet des Vorangegangenen autorisiert der Auftraggeber DQS, unverschlüsselte vertrauliche und andere Informationen durch das Internet oder ein öffentliches Netzwerk an E-Mail-Adressen oder andere vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Stellen zu übermitteln. Der Auftraggeber erkennt an, dass DQS nicht für die Privatsphäre und Vertraulichkeit solcher Übermittlungen garantieren kann. Der Auftraggeber erkennt ebenfalls an, dass die Übermittlung vertraulicher Informationen durch DQS über das Internet oder andere öffentliche Netzwerke keinen Bruch der Vertraulichkeitsregelungen dieser Auditierungs- und Zertifizierungsregeln darstellt. DQS haftet nicht für hieraus resultierende Schäden, sofern solche vertraulichen Informationen mit dem gleichen Maß an Sorgfalt behandelt werden wie DQS-eigene vertrauliche Informationen.

Falls der Auftraggeber zur DQS- Internetseite verlinkt, erklärt er sich einverstanden, dass: (i) der Inhalt auf der DQS-Internetseite DQS gehört; (ii) die verlinkende Internet­seite den Nutzer direkt zur DQS-Internetseite führt, ohne vorgefertigte Rahmen, Browserfenster oder Inhalte von Dritten aufzuzwingen; und (iii) die verlinkende Internetseite nicht suggeriert, dass der Auftraggeber, seine Produkte oder Dienstleistungen von DQS unterstützt werden.

5. Zertifikate und Zertifikatssymbole

5.1 Erteilung und Nutzung

Sofern der Auftraggeber während einer Zertifizierung nachgewiesen hat, dass alle anwendbaren Forderungen erfüllt wurden, stellt DQS-Zertifikate aus, mit denen die Konformität des Managementsystems des Auftraggebers mit aus­gewählten nationalen oder internationalen Normen oder anerkannten industrie- oder branchenspezifischen For­de­rungen bestätigt wird. Zertifikate für Managementsysteme bestätigen keine Konformität mit rechtlichen Forde­rungen. Der Auftraggeber ist berechtigt, das Zertifikat und dazugehörige Zertifikatssymbole zur Vertrauensbildung mit Geschäftspartnern zu nutzen.

Nach Ausstellung des Zertifikats beginnen die Tätigkeiten zur Überwachung der laufenden Konformität des zertifizierten Managementsystems. Die Erteilung und Erhaltung der Zertifizierung erfolgt unter dem Vorbehalt der Einhaltung aller vertraglichen Vereinbarungen und Geschäftsbedingungen durch den Auf­traggeber.

Sollte es Hinweise darauf geben, dass das Managementsystem des Auftraggebers, Prozesse, Güter oder Dienstleistungen nicht konform zu Zertifizierungsforderungen, behördlichen und/oder gesetzlichen Bestimmungen oder sonstigen anwendbaren Forderungen sind, erklärt sich der Auftraggeber bereit, zur Klärung der Fakten mit DQS zusammenzuarbeiten. Hierzu zählen Informationen zu der berichteten Abweichung sowie Informationen über not­wendige und getroffene Korrekturmaßnahmen.

Der Auftraggeber erkennt an, dass die Überwachungstätigkeiten wie z. B. Überwachungs-/Förderaudits und jegliche außerordentlichen Zusatzaudits lediglich dem Zweck dienen, die Konformität des Managementsystems mit den Zertifizierungsforderungen zu überprüfen und entbindet den Auftrag­geber in keiner Weise von seiner eigenen Verantwortung für sein Managementsystem, seine Prozesse, Güter und Dienstleistungen.

Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nicht auf Rechtsnachfolger oder andere Organisatio­nen übertragen werden. Nach Ablauf der Gültigkeit, oder bei Aussetzung, Entzug oder Annullierung einer Zertifizie­rung muss der Auftraggeber jede Werbung mit der Zertifizierung einstellen. Der Auftraggeber verpflichtet sich zur Rück­gabe des Zertifikats nach Entzug oder Annullierung. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen. Wei­tere Infor­mationen zu den Zertifikatssymbolen sind auf der Internetseite der DQS GmbH (www.dqs.de) erhältlich.

5.2 Nichterteilung des Zertifikats

DQS kann Zertifikate nur erteilen, wenn nach der Zertifizierung (Erst- und Rezertifizierung) der entsprechenden Regelwerke die Voraussetzungen für deren Erteilung auch erfüllt sind. Bei Nichterfüllung dokumentiert der Auditor die Mängel in einem Abweichungsbericht oder er gibt die Auflagen bekannt, deren Erfüllung zur Erteilung eines Zertifikats notwendig ist.

Alle Abweichungen oder Auflagen sind vor der Ausstellung des DQS-Zertifikats zu beheben bzw. zu erfüllen. Wenn erforderlich, wiederholt DQS das Audit ganz oder teilweise. Wurden die Mängel nicht behoben oder die Voraussetzungen für die Erteilung eines Zertifikates auch nach einem Nachaudit nicht erfüllt, wird das Zertifizierungsverfahren durch einen Bericht ohne Zertifikat abgeschlossen.

5.3 Aussetzung, Entzug und Annullierung des Zertifikats

5.3.1 Aussetzung

DQS ist berechtigt, das erteilte Zertifikat zeitlich befristet auszusetzen, wenn der Auftraggeber Zertifizierungsregeln, vertragliche oder finanzielle Pflichten gegenüber DQS nachweislich verletzt, besonders wenn

  • Korrekturmaßnahmen am Managementsystem nachweislich nicht innerhalb der vereinbarten Fristen wirksam umgesetzt wurden,
  • die von DQS vorgeschlagenen Termine der Auditierung zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung nicht wahr­genommen wurden und dadurch die vorgegebene Frist seit dem letzten Audit überschritten wurde,
  • DQS nicht rechtzeitig über geplante Änderungen am Managementsystem und andere Änderungen oder besondere Vorfälle (siehe 3.3) informiert wurde, die die Konformität mit dem der Zertifizierung zugrunde gelegten Regelwerk be­einflussen,
  • ein DQS-Zertifikat, ein IQNet-Zertifikat oder ein Zertifikatssymbol in irreführender Weise verwendet wurde,
  • fällige Zahlungen für Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen nicht rechtzeitig nach mindestens einer Zahlungserinnerung getätigt wurden.

DQS kündigt eine mögliche Aussetzung zunächst schriftlich an. Werden die Gründe für die Aussetzung nicht binnen zwei Wochen beseitigt, informiert DQS den Auftraggeber schriftlich über die Aussetzung der Zertifizierung und benennt Gründe sowie die notwendigen Maßnahmen, um die Zertifizierung wieder in Kraft setzen zu können.

Die Aussetzung der Zertifizierung wird befristet (i. d. R. maximal 90 Tage). Werden die geforderten Maßnahmen inner­halb der festgesetzten Frist nachweislich wirksam umgesetzt, wird die Aussetzung der Zertifizierung zurückge­nommen. Werden die geforderten Maßnahmen nicht bis zum Stichtag umgesetzt, kann DQS das Zertifikat entziehen, wie nachfolgend beschrieben.

5.3.2 Entzug

DQS ist berechtigt, Zertifikate nach schriftlicher Ankündigung an den Auftraggeber zu entziehen oder für ungültig zu erklären, wenn

  • die Frist für die Aussetzung der Zertifizierung abgelaufen ist,
  • die Konformität des Managementsystems mit dem zugrunde gelegten Regelwerk nicht gewährleistet ist oder der Auftraggeber nicht bereit oder in der Lage ist, die Abweichungen zu schließen,
  • der Auftraggeber nach Aussetzung des Zertifikats weiterhin mit der Zertifizierung wirbt,
  • der Auftraggeber seine Zertifizierung in einer Form anwendet, die die Zertifizierungsstelle oder DQS in Verruf bringt,
  • die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikats geführt haben, nicht mehr gegeben sind,
  • der Auftraggeber beabsichtigt oder unbeabsichtigt Konkursantrag stellt,
  • der Auftraggeber das Vertragsverhältnis mit DQS wirksam beendet.

5.3.3 Annullierung

DQS ist berechtigt, Zertifikate zu annullieren oder rückwirkend für ungültig erklären zu lassen, wenn

  • sich nachträglich herausstellt, dass die zur Erteilung des Zertifikats notwendigen Voraussetzungen nicht gegeben waren,
  • der Auftraggeber das Zertifizierungsverfahren in unzulässiger Weise beeinträchtigt hat, so dass die Objektivität, Neutralität oder Unabhängigkeit des Bewertungsergebnisses in Frage stehen.

6. Zusätzliche Programmanforderungen

Für manche sektorspezifischen Zertifizierungsdienstleistungen für Managementsysteme oder Produkte können zusätzliche zwingende Anforderungen anwendbar sein. (siehe unten). Diese „Programmanforderungen“ sind auf der Internetseite www.dqs.de hinterlegt.
 

7. Zusätzliche Programmanforderungen für den chinesischen Markt

Die chinesische Akkreditierungsstelle CNAS legte zusätzliche Anforderungen für Zertifizierungsdienste in der Volksrepublik China fest. Die verbindlichen Anforderungen sind in der chinesischen Fassung dieser DQS-Prüfungs- und Zertifizierungsordnung beschrieben.

Stand: Januar 2019