Stand: 12. April 2019

GESCHÄFTS- UND BEGUTACHTUNGS­BEDING­UNGEN

Allgemeine Geschäftsbedingungen der DQS GmbH, im Folgenden DQS genannt, für frei vereinbarte Dienstleistungen, insbesondere Begutachtungs- und Audittätigkeiten für ihre Vertragspartner, nachstehend „Auftraggeber“ genannt.

1. Allgemeines

DQS erbringt Zertifizierungs-, Audit - (systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind (Quelle: ISO 9000)) und Begutachtungs­dienst­leistungen für ihren Auftraggeber. Vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen im Einzelfall erkennt der Auftraggeber die zum Zeitpunkt der Auftragserteilung jeweils gültigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Preise der DQS sowie die „DQS Auditierungs- und Zertifizierungsregeln“ an. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Auftraggebers sind nur dann verbindlich, wenn sie ausdrücklich von DQS schriftlich anerkannt wurden.

2. Auftragsdurchführung

DQS zertifiziert, auditiert und begutachtet das Managementsystem (System zum Festlegen von Politik und Zielen sowie zum Erreichen dieser Ziele (Quelle: ISO 9000)) des Auftraggebers oder Teile davon mit dem Ziel, die Konformität (Erfüllung einer Forderung (Quelle: ISO 9000)) zu festgelegten oder vereinbarten Forderungen, einschließlich der Wirksamkeit des Systems oder Teilen davon zu bewerten. Hierüber erhält der Auftraggeber ein Gutachten und/oder ein DQS-Zertifikat bzw. eine Urkunde oder Konformitätserklärung. Begutachtungen werden grundsätzlich am Ort der Leistungserbringung des Auftraggebers durchgeführt. DQS ist bei ihren Audits unabhängig, neutral und objektiv. Der Auftragsdurchführung liegen die jeweils gültigen „DQS Auditierungs- und Zertifizierungsregeln“ zugrunde (www.dqs.de), die für beide Parteien verbindlich sind. Art und Umfang der Leistungen der DQS werden bei der Erteilung des Auftrags schriftlich festgelegt; Teilleistungen sind möglich. Termine zum Verfahren vereinbaren die Parteien gesondert. Ergeben sich bei der ordnungsgemäßen Durchführung des Auftrags Änderungen und/oder Erweiterungen des festgelegten Auftragsumfangs, sind diese vorab zusätzlich schriftlich zwischen den Vertragsparteien zu vereinbaren. Soweit ein Festhalten am Vereinbarten im Hinblick auf die Änderungen oder Erweiterungen dem Auftragnehmer nicht zugemutet werden kann, hat dieser ein Rücktrittsrecht. Der Auftraggeber hat dabei jedoch die vereinbarte Vergütung oder mangels Vereinbarung eine angemessene Vergütung zu bezahlen. 

3. Auftraggeberpflichten

Der Auftraggeber hat der DQS alle für die Ausführung des Auftrags notwendigen Auskünfte und Unterlagen gewissenhaft, vollständig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Der Auftraggeber hat von sich aus auf alle Vorgänge und Umstände, die für die Durchführung des Auftrags von Bedeutung sein könnten, aufmerksam zu machen. Die Ausführung des Auftrags ohne Erfüllung der vorstehenden Punkte geht auf das alleinige Risiko (Auswirkung der Unsicherheit auf Ziele (Quelle: ISO 19011)) des Auftraggebers, soweit DQS nicht ein Mitverschulden trifft. 

4. Geheimhaltung, Urheberrecht, Datenschutz

DQS beachtet die Einhaltung der Schweigepflicht. Sie trifft Vorsorge dafür, dass weder Gutachten noch sonstige Tatsachen oder Unterlagen, die bei der Erbringung der Dienstleistung bekannt werden, und die sich auf den Auftraggeber und den Auftragsgegenstand beziehen, unbefugt offenbart, ausgenutzt oder weitergegeben werden. DQS kann von schriftlichen Unterlagen, die ihr zur Einsicht überlassen oder für die Auftragsdurchführung übergeben wurden, Ablichtungen zu ihren Akten nehmen. Soweit im Zuge des Auftrags Gutachten, Bewertungs­ergebnisse u. Ä. erstellt werden, die dem Schutz des Urheberrechts unterliegen, räumt DQS dem Auftraggeber hieran ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht ein, soweit dies nach dem vertraglich vorausgesetzten Zweck erforderlich ist. Weitere Rechte werden nicht übertragen, insbesondere ist der Auftraggeber nicht berechtigt, Gutachten, Bewertungs­ergebnisse u. Ä. zu verändern. DQS verarbeitet und nutzt auch personenbezogene Daten ausschließlich für eigene Zwecke innerhalb der DQS Gruppe. Dazu setzt sie auch automatische Datenverarbeitungssysteme ein. Zur Erfüllung der Anforderungen des Art. 32 DSGVO hat sie technisch und organisatorische Maßnahmen getroffen, die die Sicherheit der Datenbestände und der Datenverarbeitungsabläufe gewährleisten. Die mit der Verarbeitung beschäftigten Mitarbeiter sind auf die anwendbaren Bestimmungen der DSGVO verpflichtet und gehalten, sämtliche relevanten Datenschutzbestimmungen strikt einzuhalten.

5. Gewährleistung

Die Gewährleistung der DQS umfasst nur die ausdrücklich in Auftrag gegebenen Dienstleistungen. Bei Zertifizierungs­dienstleistungen ist DQS verpflichtet, das Zertifikat zu erteilen, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt wurden. Soweit DQS allgemeine Dienstleistungen erbringt, sind die Parteien sich darüber einig, dass DQS keinen bestimmten Erfolg, sondern ausschließlich Dienstleistungen schuldet und es alleine im Entscheidungs- und Risikobereich des Auftraggebers liegt, anhand der erbrachten Dienstleistungen sich daraus ergebende Entscheidungen zu treffen. 

6. Haftung

DQS haftet für Schäden – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur, wenn DQS, der gesetzliche Vertreter oder ihre Erfüllungsgehilfen diese Schäden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht haben oder wenn DQS, der gesetzliche Vertreter oder ihre Erfüllungsgehilfen fahrlässig eine wesentliche Vertragspflicht („Kardinalpflicht“) verletzt haben. DQS haftet im Fall der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten stets nur für den im Zeitpunkt des Vertragsschlusses vertrags­typischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für mittelbare Folgeschäden einschließlich vertrags­typischer Folgeschäden ist ausgeschlossen. Im Übrigen ist die Haftung der DQS auf den doppelten Auftragswert, höchstens aber auf 100.000 Euro pro Geschäftsvorgang und 250.000 Euro pro Kalenderjahr beschränkt. 

7. Vergütungs- und Zahlungsbedingungen

Für die Berechnung der Leistungen gelten die jeweils gültigen Preise der DQS, soweit nicht ausdrücklich ein Festpreis oder eine andere Bemessungsgrundlage vereinbart ist. Aufträge werden abschnittsweise nach Leistungserbringung abgerechnet. Rechnungen sind innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug netto zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist DQS berechtigt, die jeweils banküblichen Zinsen zu berechnen. DQS überprüft ihre Preise in regelmäßigen Abständen. Sollte sich aufgrund gestiegener Gemein- oder Bezugskosten die Notwendigkeit einer Anpassung der Preise ergeben, wird dies mindestens 4 Monate vor Inkrafttreten angezeigt. Gebührenerhöhungen von Drittanbietern wie z.B. IATF, OASIS, Berichts- und Zertifikatskosten und sonstige Gebühren sind von der Anzeige 4 Monate im Voraus ausgeschlossen. Für bereits schriftlich beauftragte Leistungen gelten die beauftragten Preise fort. 

8. Fristen und Termine

DQS und der Auftraggeber vereinbaren Audittermine möglichst langfristig. Termine werden schriftlich bestätigt. Kann auf Veranlassung des Auftraggebers ein bestätigter Termin nicht wahrgenommen werden, so kann DQS die durch die Vorbereitung des Termins tatsächlich entstandenen Aufwendungen in Rechnung stellen. Bei Absagen durch den Auftraggeber, die weniger als acht Wochen vor dem Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet DQS 80 Prozent der Auftragssumme zuzüglich entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren. Bei Absagen durch den Auftraggeber, die weniger als sieben Kalendertage vor Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet DQS 100 Prozent der Auftragssumme zuzüglich entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren. 

9. Dauer und Beendigung

Der Vertrag wird mit Auftragserteilung auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann vom Auftraggeber ohne Angabe besonderer Gründe mit einer Frist von jeweils sechs Wochen zum Quartalsende schriftlich gekündigt werden. Im Fall der Kündigung durch den Auftraggeber behält sich DQS vor, die bereits erbrachten Leistungen zu berechnen. Bei Kündigungen durch den Auftraggeber, die weniger als acht Wochen vor dem Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet DQS 80 Prozent der Auftragssumme zuzüglich entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren. Bei Absagen durch den Auftraggeber, die weniger als sieben Kalendertage vor Beginn der Leistungserbringung erfolgen, berechnet DQS 100 Prozent der Auftragssumme zuzüglich entstandener Reisekosten bzw. Stornogebühren. DQS kann nur aus wichtigem Grund dem Auftraggeber gegenüber kündigen. 

10. Schlussbestimmungen

Gerichtsstand ist Frankfurt am Main. Es gilt deutsches Recht. Sollten einzelne der vorstehenden Bedingungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen. Anstelle der unwirksamen Bedingungen sollen solche Regelungen treten, die dem wirtschaftlichen Zweck des Vertrags und der angemessenen Wahrung der beiderseitigen Interessen am nächsten kommen. Zusätzlich zu vorstehenden Bedingungen gelten bei einzelnen Zertifizierungsdienstleistungen die jeweils spezifischen Forderungen in der jeweils gültigen Version inklusive ihrer ergänzenden Interpretationen. Alle unsere früheren Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind hierdurch aufgehoben. 

Stand: 06. November 2020

DQS AUDITIERUNGS- UND ZERTIFIZIERUNGSREGELN

1. Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen

1.1 Anwendungsbereich und Gültigkeit

Diese DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsregeln gelten für alle Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen, die Auftraggeber (Kunden) der internationalen DQS Gruppe, einschließlich deren Tochtergesellschaften und Partner, angeboten und an ihnen erbracht werden. Auf der Website www.dqs-holding.com ist eine aktuelle Liste der Unternehmen der DQS Gruppe hinterlegt. Soweit nicht explizit schriftlich etwas anderes vereinbart wurde bzw. vor­behaltlich gesetzlich entgegenstehender Bestimmungen, gelten diese Regeln für alle Stufen des Auditierungs- und Zertifizierungsprozesses, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Serviceangebote und Kostenvoranschläge, Ver­träge, Bestellungen und/oder Arbeitsaufträge, Termin- und Zusatzvereinbarungen, die zwischen der DQS und dem Auftraggeber vereinbart wurden.

Diese Auditierungs- und Zertifizierungsregeln werden unmittelbar nach ihrer Veröffentlichung wirksam und behalten ihre Gültigkeit bis eine neue Version veröffentlicht wird.

Die aktuelle Version dieser Regeln ist unter www.dqs.de in deutscher und englischer Sprache hinterlegt und kann bei der DQS GmbH oder auf Anfrage von jeder weiteren DQS-Geschäftsstelle angefordert werden. Bei Abweichungen zwischen der übersetzten deutschen und englischen Version ist immer die englische Version vorrangig gültig.

1.2 Begriffsbestimmungen

  • „Auftraggeber” sind Kunden und jegliche Organisationen, die DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsdienst­leistungen anfordern oder erhalten, einschließlich deren Repräsentanten oder Beauftragte.
  • „DQS” sind alle Mitglieder der internationalen DQS Gruppe, einschließlich deren Tochtergesellschaften und Partner, die Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen anbieten und/oder erbringen. In einigen Fällen kann es vorkommen, dass ein Mitglied der Gruppe der lokale Vertragspartner eines Auftraggebers ist, während eine spezifische Dienstleistung ganz oder teilweise von einem anderen Mitglied der Gruppe erbracht wird.
  • „Auditoren” sind Gutachter, Auditoren und Experten, die von der DQS Gruppe mit der Durchführung einer Auditierung beauftragt werden.
  • “Audits” sind systematische Vorgehensweisen der DQS, um objektiv zu bewerten inwieweit definierte Kriterien erfüllt werden und hierfür die relevanten Nachweise vorliegen. Audits können auch als “Begutachtung” bezeichnet werden.

1.3 Auditierungs- und Zertifizierungs­dienstleistungen

Die Auditierung und Zertifizierung eines Managementsystems, Prozesses oder Produktes durch einen unabhängigen Dritten wie der DQS trägt zur Wertschöpfung für den Auftraggeber bei. Ein DQS Zertifikat dient als Nachweis eines angemessenen und wirksamen Managementsystems, Prozesses oder konformen Produktes, das dazu geeignet ist, auf Dauer die Kundenerwartungen sowie behördliche und gesetzliche Forderungen zu erfüllen.

Während der Auditierung prüfen qualifizierte und erfahrene Auditoren das Managementsystem und dessen Prozesse bzw. Produkte auf anhaltende Angemessenheit und Wirksamkeit unter Berücksichtigung sich verändernder Märkte und Einflüsse. Indem sie Verbesserungspotenziale aufzeigen, tragen die Auditoren dazu bei, dass die Organisation vereinbarte Ziele und Vorgaben erreicht und ermöglichen so einen nachhaltigen Erfolg des Auftraggebers. Durch ein DQS-Zertifikat gewinnt der Auftraggeber mit seinem nach anerkannten Regeln auditierten und zertifizierten Managementsystem, Prozess oder Produkt das Vertrauen seiner Geschäftspartner.

1.4 Bezugnahme auf Einzelverträge und Geschäftsbedingungen

Diese DQS-Auditierungs- und Zertifizierungsregeln gelten in Ergänzung zu den jeweils gültigen Allgemeinen Ge­schäftsbedingungen sowie sämtlichen Auditierungs- und Zertifizierungsvereinbarungen zwischen den Auftraggebern und der DQS. Darüber hinaus legen die Parteien Vertragsbedingungen fest, die sich i. d. R. auf das Land beziehen, in dem die Dienstleistung erbracht wird und/oder in dem die Vertragspartner ansässig sind. In solchen Vereinbarun­gen werden die jeweiligen Dienstleistungen spezifiziert, einschließlich der Preise und Lieferfristen. Diese können von einzelvertraglicher Natur oder als Allgemeine Geschäftsbedingungen festgelegt sein und berücksichtigen üblicher­weise das jeweilig anwendbare Landesrecht. In der Regel enthalten sie Klauseln über Gerichtsstand, Haftung, Steuern, Zahlungsbedingungen und sonstige Zusatzvereinbarungen.

1.5 Vertragsverhältnis zur akkreditierten DQS-Geschäftsstelle

Erbringt eine lokale Geschäftsstelle eine Leistung, deren Akkreditierung / Zulassung von einer anderen DQS-Geschäftsstelle gehalten wird, so handelt die lokale Geschäftsstelle im Namen und Auftrag der jeweils zugelassenen DQS-Geschäftsstelle. Im Angebot ist die jeweils akkreditierte DQS-Geschäftsstelle benannt. Die Annahme und Unterzeichnung des lokalen Vertrags stellt einen rechtsverbindlichen Zertifizierungsvertrag zwischen dem Auftrag­geber und der autorisierten/akkreditierten DQS-Geschäftsstelle dar. Die operative finanzielle und rechtliche Verantwortung für Tätigkeiten im Rahmen einer bestimmten Akkreditierung bleibt stets in der Verantwortung der akkreditierten DQS-Geschäftsstelle.

2. Der Zertifizierungsprozess

Die DQS auditiert das Managementsystem, Prozesse oder Produkte des Auftraggebers oder Teile davon mit dem Ziel, die Konformität mit vereinbarten oder anerkannten Forderungen, wie internationale, nationale oder branchenspezifische Regelwerke, festzustellen. Der entsprechende Zertifizierungsprozess kann sich über einen oder mehrere Schritte erstrecken und endet üblicherweise mit einem Auditbericht, der die Ergebnisse der Auditierung dokumentiert. Im Fall von Zertifizierungsdienstleistungen stellt die DQS vorbehaltlich der Erfüllung aller anwendbaren Forderungen ein kundenspezifisches Zertifikat aus, das die Konformität mit den entsprechenden Forderungen bestätigt.

Werden im Audit Abweichungen zu den Forderungen des entsprechenden Regelwerks festgestellt, muss der Auftraggeber Korrekturmaßnahmen planen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums umsetzen. Zertifikate werden nur erteilt, wenn die wirksame Umsetzung von angemessenen Korrekturmaßnahmen nachgewiesen wurde. Geltungsbereich und Gültigkeit werden auf dem Zertifikat vermerkt.

Die meisten Feststellungen basieren auf einem Stichprobenprozess, der auf verlässliche Nachweise für eine effektive Implementierung und Einhaltung des Managementsystems abzielt. Es können weitere geschäftliche Aspekte existieren, positive oder negative, die vom Auditteam nicht geprüft wurden. Es liegt alleine in der Verantwortung der Organisation, die potenziellen Auswirkungen und den Umfang der Ergebnisse zu untersuchen und zu bewerten, um so die vollständige Einhaltung der angewendeten Standards sicherzustellen. Bei Nichteinhaltung haftet die DQS nicht.

Die DQS und der Auftraggeber vereinbaren, dass die Bewertung und/oder Zertifizierung des Managementsystems, Prozesses oder Produktes im Einklang mit den anwendbaren Regelwerken, branchenspezifischen Forderungen (soweit zutreffend) und den geschlossenen vertraglichen Regelungen einschließlich dieser Auditierungs- und Zertifizierungsregeln oder anderer Ergänzungen erfolgt.

Die DQS ist unabhängig, neutral und objektiv in ihren Audits und Zertifizierungen. In der Regel werden die Audits immer am Standort des Auftraggebers (vor Ort) ausgeführt, können aber auch teilweise durch Remote-Audits (nicht vor Ort) durchgeführt, ersetzt oder ergänzt werden. Art, Umfang und Zeitplan des Verfahrens werden separat von den Parteien vereinbart. Die DQS bemüht sich, Störungen des Betriebsablaufs bei der Durchführung der Audits in den Räumen des Auftraggebers gering zu halten. Der Zertifizierungsprozess für Managementsysteme beinhaltet im Allgemeinen die auf Seite 3 abgebildeten Schritte.

DQS Zertifizierungsprozess für Managementsysteme

2.1 
Der Prozess beginnt mit den Bedürfnissen und Erwartungen des Auftraggebers. Die DQS möchte etwas über die Organisation des Auftraggebers und dessen Management­system, Größe und Betätigungsfeld erfahren. Beide Parteien definieren gemeinsam die Ziele der Audits und/oder Zertifizierung, einschließlich der anzuwendenden Normen und Spezifikationen.

2.2 
Die DQS erstellt basierend auf den zuvor erhaltenen Informationen ein detailliertes, auf die individuellen Bedürfnisse des Auftraggebers zugeschnittenes Angebot für die Begut­achtung/das Audit und die Zertifizierung. In einem schriftlichen Vertrag werden alle relevanten Leistungen und die anwendbaren Audit- und Zertifizierungskriterien spezifiziert und vereinbart.

 

2.3
Ein Voraudit kann als erste Leistungsbewertung oder Diagnose dienen, um Stärken und Verbesserungs­potenziale zu identifizieren. Bei größeren Auditierungs- und Zertifizierungsprojekten ist ein Projektplanungs­meeting eine wertvolle Gelegenheit für den Auftraggeber, um den Auditleiter kennenzulernen, sowie ein individuelles Auditprogramm und einen Auditzeitplan für alle involvierten Bereiche und Standorte zu entwickeln. Beide Dienstleistungen sind optional.

2.4 
Systemanalyse (Audit Stufe 1): Das Zertifizierungsverfahren selbst beginnt mit einer Analyse und Bewertung der Systemdokumentation, der Ziele, der Ergebnisse des Managementreviews sowie der internen Audits. Dabei wird festgestellt, ob das Managementsystem des Auftraggebers ausreichend entwickelt und zertifizierungsreif ist. Der Gutachter/Auditor erläutert die Ergebnisse und stimmt die weiteren Schritte zur Vorbereitung des Systemaudits (Stufe 2) vor Ort ab. Die Systemanalyse (Stufe 1) ist in der Regel nicht für die Zertifizierung von Prozessen oder Produkten anwendbar.

2.5 
Systemaudit (Audit Stufe 2):
Das beauftragte Auditorenteam auditiert das Managementsystem, Prozesse oder Produkte am Produktions- bzw. Dienstleistungsstandort des Auftraggebers oder durch Einsatz von Remote-Audit Techniken. Unter Anwendung der Normen und Spezifikationen für Managementsysteme wird das Auditorenteam die Wirksamkeit aller Funktionsbereiche und Managementsystemprozesse basierend auf deren Beobachtungen, Überprüfungen, Befragungen, Durchsicht der dazugehörigen Unterlagen und weiteren Audittechniken bewerten. Das Auditergebnis einschließlich aller Feststellungen wird dem Auftraggeber während des Abschlussgesprächs vorgestellt. Bei Bedarf werden Maßnahmenpläne vereinbart.

2.6 
Systembewertung: Das Audit und seine Ergebnisse werden durch die unabhängige ZertifiziSystemserungsstelle von der DQS bewertet, die über die Ausstellung des Zertifikats entscheidet. Der Auftraggeber erhält einen Auditbericht, der die Auditergebnisse dokumentiert. Sofern alle anwendbaren Forderungen erfüllt sind, erhält der Auftraggeber auch das Zertifikat.

2.7 
Überwachungsaudits:
Mit Blick auf eine kontinuierliche Verbesserung und die anhaltende Wirksamkeit des erfolgt halbjährlich oder aber mindestens einmal jährlich die Auditierung wesentlicher Komponenten des Managementsystems, bei der erneut Verbesse­rungspotenziale herausgearbeitet werden. Bei einer Produktzertifizierung wird das Überwachungsaudit in der Regel durch eine jährliche Rezertifizierung ersetzt.

2.8 ​​​​​​
Rezertifizierung: Ein Zertifikat ist für einen limitierten Zeitraum gültig, meist für maximal drei Jahre. Am Ende dieses Zyklus wird eine Rezertifizierung durchgeführt, um die kontinuierliche Erfüllung der anwendbaren Forderungen zu gewährleisten. Bei Erfüllung wird ein neues Zertifikat ausgestellt.

Bei branchenspezifischen Standards, Prozess- oder Produkt-Zertifizierungen kann der beschriebene Zertifizierungs­prozess abweichen.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

3.1 Aufrechterhaltung des Managementsystems / Konformität von Prozessen und Produkten

Um ein Zertifikat zu erlangen und zu halten, muss der Auftraggeber ein dokumentiertes Managementsystem ein­führen und aufrechterhalten, das die Forderungen des zugrunde gelegten Regelwerks erfüllt. Im Rahmen einer Prozess- / Produkt-Zertifizierung ist der Auftraggeber für die Sicherstellung der laufenden Konformität verantwortlich. Der Auftraggeber muss dazu den Nachweis zur Konformität und Wirksamkeit seines Managementsystems, Prozesses oder Produktes erbringen, der jederzeit durch das beauftragte Auditteam überprüft werden kann. Weiterhin stellt der Auftraggeber sicher, dass alles Nötige zur ständigen Aufrechterhaltung des Managementsystems und/oder Produktes getan wird.

Änderungen im Zertifizierungsprogramm sowie neue oder überarbeitete Forderungen, die den Auftraggeber betreffen, werden dem Auftraggeber zur Kenntnis gegeben. Der Auftraggeber hat sicherzustellen, dass, wenn die Zertifizierung für eine laufende Produktion gilt, das zertifizierte Produkt weiterhin die System- oder Produkt­anforderungen erfüllt. Die DQS muss die Umsetzung der Änderungen durch ihre Auftraggeber überprüfen und geforderte Maßnahmen im Zertifizierungsprozess ergreifen.

3.2 Darlegungspflicht („zugängliche Informationen“ gemäß ISO/IEC 17021) 

Der Auftraggeber stellt sicher, dass die DQS alle für die Erfüllung des Auftrags notwendigen Informationen und die erforderlichen Räumlichkeiten zugänglich sind. Der Auftraggeber verpflichtet seine Beauftragten und Mitarbeiter, dem Auditor rechtzeitig, wahrheitsgemäß und vollständig Auskunft, Zugang und objektive Nachweise zu allen Vorgängen zu erteilen, die für die Zertifizierung von Bedeutung sein könnten. Im Rahmen von zertifizierten Managementsystemen, Prozessen und/oder Produkten müssen der DQS auf Anfrage alle Aufzeichnungen über Beanstandungen und deren Korrekturmaßnahmen vorgelegt werden.

3.3 Mitteilung über Änderungen und besondere Vorfälle

Der Auftraggeber ist verpflichtet, die DQS unverzüglich über jegliche Änderungen zu informieren, die auf das zertifizierte Managementsystem, Prozesse oder die zertifizierten Produkte Einfluss haben können. Dies bezieht sich besonders auf den Kauf/Verkauf von Unternehmensteilen, Eigentümerwechsel, größere Veränderungen des Tätigkeitsfeldes, grundlegende Prozessveränderungen, Vorfälle wie ein schwerer Unfall oder ein schwerer Verstoß gegen Normvorschriften oder gesetzliche Regelungen, die ein Eingreifen der zuständigen Regulierungsbehörde erfordern oder die Eröffnung von Konkurs- oder Vergleichsverfahren. Die DQS prüft nach Absprache mit dem Auftraggeber, wie das Zertifikat in solchen Fällen aufrechterhalten werden kann.

Im Falle eines Produktrückrufes ist der Auftraggeber verpflichtet, die DQS unverzüglich zu informieren. Für die verschiedenen Zertifizierungsstandards und deren Vorschriften gelten unterschiedliche Zeitrahmen zur Einhaltung von Fristen. Diese Vorgaben finden sich in den jeweiligen Normen und deren Vorschriften.

3.4 Unabhängigkeit der Auditierung und Zertifizierung

Der Auftraggeber ist verpflichtet, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit der Mitarbeiter und Auditoren von DQS beeinträchtigen könnte. Dies gilt besonders für Beratungsangebote, Anstellung und Aufträge auf eigene Rechnung, gesonderte Honorarabsprachen oder sonstige geldwerte Zuwendungen.

3.5 Ablehnung des Auditors

Vor der Bestätigung des Audittermins hat der Auftraggeber das Recht, den/die beauftragten Auditor/en zu prüfen und mit sachgemäßer Begründung abzulehnen. In begründeten Fällen, z.B. bei Gefährdung der Unparteilichkeit, wird die DQS, soweit dies die Akkreditierungsvorgaben zulassen, einen Ersatz für den abgelehnten Auditor benennen.

3.6 Vertraulichkeit und Informationssicherheit

Die dem Auftraggeber von der DQS überlassenen Unterlagen einschließlich des DQS-Zertifikatssymbols sind ur­heberrechtlich geschützt. Der Auftraggeber erkennt ausdrücklich an, dass alle ihm von der DQS übergebenen oder zur Einsicht überlassenen Unterlagen Eigentum der DQS bleiben und verpflichtet sich, diese nur intern zu ver­wenden, Dritten nicht zugänglich zu machen oder für andere als vereinbarte Zwecke zu nutzen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die ihm unter dieser Vereinbarung zugänglich gemachten Informationen und Kenntnisse über Ange­legenheiten der DQS, deren Mitarbeiter und Auditoren vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt über das Ende der Vereinbarung hinaus bestehen. Der Auftraggeber verpflichtet seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen entsprechend.

Der Auftraggeber ist berechtigt, den Auditbericht vollständig weiterzugeben. Eine auszugsweise Weitergabe ist nicht gestattet.

3.7 Rechte zur Nutzung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen

Mit einer gültigen DQS Zertifizierung ist der Auftraggeber berechtigt, das Zertifikat, entsprechende Zertifikatssymbole oder, in manchen Fällen, auch Akkreditierungssymbole im Einklang mit den auf der DQS Website veröffentlichten Regeln für Werbezwecke zu verwenden.

Die autorisierte Nutzung des urheberrechtlich geschützten DQS-Zertifikatssymbols, des UL-Symbols und anderer Zertifizierungs- oder Akkreditierungs-Symbole soll das Vertrauen der Kunden in das zertifizierte Managementsystem, Prozesse oder Produkte und die entsprechende Leistung des Auftraggebers erhöhen. Diese Symbole werden häufig auf Firmenbriefbögen, in Broschüren, im Internet, auf Ausstellungen, auf Fahrzeugen oder in Anzeigen benutzt. Die Symbole werden direkt mit der zertifizierten Organisation und deren Managementsystem, Prozessen oder Produkten in Verbindung gebracht. Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nur in Übereinstimmung mit diesen Auditierungs- und Zertifizierungsbedingungen genutzt werden. Die Verwendung von Zertifikaten und Zertifikatssymbolen ist auf den Geltungsbereich und die Geltungsdauer der Zertifizierung beschränkt und dürfen nicht auf einem Produkt, einer Produktverpackung oder in einer anderen Art und Weise angebracht oder verwendet werden, die als Produktkonformität aufgefasst werden könnte.

3.8 Beschwerden

Jeder Auftraggeber der DQS hat Anspruch auf Dienstleistungen, die im vereinbarten Rahmen so erbracht werden, dass seine Erwartungen und Bedürfnisse erfüllt werden. Bei Nichterfüllung hat der Auftraggeber das Recht, eine entsprechende Beschwerde bei der betroffenen DQS-Geschäftsstelle einzureichen. Die DQS wird zur Analyse und Verbesserung nötige Informationen anfordern.

3.9 Einsprüche

Im Falle dessen, dass der Auftraggeber mit einer spezifischen Zertifizierungsentscheidung nicht einverstanden ist, kann er einen schriftlichen Einspruch einreichen und eine erneute Prüfung der Entscheidung verlangen. Ein separater unparteilicher Fachlicher Prüfer, der nicht an der Durchführung des Audits und der ersten Entscheidung beteiligt war, trifft nach Rücksprache mit der Geschäftsführung der akkreditierten DQS-Geschäftsstelle die endgültige Entscheidung über den Einspruch.

4. Rechte und Pflichten von DQS

4.1 Auditierung von Managementsystemen

Die DQS verifiziert durch regelmäßige Audits (meist jährlich oder halbjährlich) die Konformität und Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems, Prozesses oder Produktes des Auftraggebers. Um ausreichend objektive Nachweise für die Zertifizierungsentscheidung zu erhalten hat die DQS im Rahmen der geplanten Audits das Recht auf Zugang zu den Räumlichkeiten des Auftraggebers, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zu überprüfen, Mitarbeiter und Bevollmächtige zu befragen, Unterlagen und Aufzeichnungen einzusehen sowie Informationen mittels anderer Auditmethoden und -techniken zu sammeln. Sollte die DQS Informationen von Dritten erhalten, die die Konformität oder Wirksamkeit eines von der DQS zertifizierten Managementsystems, Prozesses oder Produktes anzweifeln, ist die DQS nach Rücksprache mit dem Auftraggeber berechtigt, zusätzliche, außerordentliche Audits durchzuführen. Im gesetzlich geregelten Bereich ist die DQS in begründeten Fällen berechtigt, zusätzliche, unangekündigte Audits durchzuführen.

4.2 Akkreditierung und Zulassung

Die DQS ist durch verschiedene Akkreditierungsstellen und andere staatliche und nicht staatliche Zulassungsstellen berechtigt, Auditberichte und Zertifikate zu zahlreichen Regelwerken zu erstellen. Die DQS ist verpflichtet, Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen dieser Stellen die Teilnahme an Audits zu ermöglichen. Sie gewährt ihnen unter Berücksichtigung der in diesen Regeln beschriebenen Vertraulichkeitsaspekte Einblick in eigene Unterlagen sowie in kundenbezogene Daten, soweit dies nach den anwendbaren Akkreditierungs- und Zertifizierungsregeln notwendig ist. Soweit einzelne Regelwerke es ausdrücklich fordern, werden kundenbezogene Daten und Auditergebnisse an diese Stellen weitergegeben. Mit der Anerkennung dieser Auditierungs- und Zertifizierungsregeln erkennt der Auf­traggeber die jeweils aktuelle Fassung der Akkreditierungs- und Berechtigungsregelungen (z.B. ISO/IEC 17021-1 oder ISO/IEC 17065) einschließlich der vorgenannten an.

Die DQS ist berechtigt, spezifische Auditierungs- und Zertifizierungsaufgaben an andere DQS-Geschäftsstellen zu vergeben, die die geforderten Akkreditierungen und Zulassungen halten. Immer dann, wenn Zertifikate von einer DQS-Geschäftsstelle ausgestellt werden, die nicht direkter Vertragspartner des Auftraggebers ist, gelten sämtliche hier beschriebenen Rechte und Pflichten für die akkreditierte und die ausführende DQS-Geschäftsstelle.

4.3 Benennung der Auditoren

Die Benennung von kompetenten Auditoren obliegt allein der DQS. Die DQS verpflichtet sich, nur Auditoren einzusetzen, die aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation, ihrer Erfahrung und persönlichen Fähigkeiten für diese Aufgabe geeignet sind. Die Auditoren müssen für das/die entsprechende/n Regelwerk/e berufen sein und angemessene Erfahrung im Tätigkeitsbereich des Auftraggebers sowie Management- und Auditerfahrung haben. Häufig beruft die DQS ein Team von zwei oder mehr Auditoren für eine spezifische Auditierung oder den Zertifizierungsprozess. Auf Anfrage stellt die DQS dem Auftraggeber eine Kurzbiografie des Auditors zur Verfügung.

Sollte ein Auditor unmittelbar vor oder während des Audits ausfallen, stellt die DQS - wann immer möglich - einen geeigneten Ersatz zur Verfügung.

4.4 Vereinbarung von Terminen

Die DQS ist berechtigt Auditierungen und Zertifizierungen des Managementsystems, Prozesses oder Produktes des Auftraggebers zu planen. Audittermine sollten einvernehmlich von beiden Parteien unter Berücksichtigung der anwendbaren Regeln vereinbart werden. Audittermine werden schriftlich vereinbart. Einmal bestätigt sind diese Audittermine verbindlich. Spezifische vertragliche Vereinbarungen können Klauseln über Kompensationszahlungen für den Fall von kurzfristigen Terminverschiebungen oder Absagen enthalten.

Die Zertifizierung kann, je nach Standard, auch unangekündigte Audits umfassen, die entweder völlig unangekündigt oder kurzfristig angekündigt werden. Kann ein unangekündigtes Audit aus Gründen, die der Auftraggeber zu vertreten hat, nicht durchgeführt werden (Zutrittsverweigerung), kann die DQS dem Auftraggeber die durch die Vorbereitung auf das unangekündigte Audit tatsächlich entstandenen Kosten in Rechnung stellen. Der zertifizierte Standort muss die notwendigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass dem Auditor im Falle eines unangekündigten Audits Zugang gewährt wird.

4.5 Zertifikatsausstellung

Nachdem der Auftraggeber alle Zertifizierungsforderungen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllt hat, stellt die DQS ein DQS Zertifikat (hier als „Zertifikat“ benannt) für ihn aus. Die Entscheidung über eine Zertifizierung obliegt allein der Verantwortung der akkreditierten und ausstellenden DQS-Geschäftsstelle und basiert auf der Zertifizierungsempfehlung sowie dem Auditergebnis, wie im Auditbericht festgehalten. DQS-Zertifikate sind zeitlich beschränkt gültig, in der Regel für maximal drei Jahre, beginnend mit der Zertifizierungsentscheidung.

4.6 Vertraulichkeit und Datenschutz

Die DQS verpflichtet sich zur Verschwiegenheit hinsichtlich aller vertraulichen Informationen des Auftraggebers, die nicht öffentlich zugänglich und der DQS im Rahmen der Aktivitäten in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zugänglich gemacht wurden, unabhängig davon, ob es sich dabei um Interna des Auftraggebers selbst oder um dessen Geschäftsverbindungen handelt. Gleiches gilt für mündliche und schriftliche Ergebnisse aus den Audits. Die DQS gibt vertrauliche Informationen an Dritte nur mit schriftlicher Genehmigung des Auftraggebers frei, sofern nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben oder anders in diesen Auditierungs- und Zertifizierungsregeln festgelegt. Diese Verpflichtungen bleiben über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus bestehen. Bei einigen branchen­spezifischen Zertifizierungsprogrammen wird ein Teil des Audits und der Daten des Auftraggebers obligatorisch in Anwendungen aufgenommen, die vom Regelwerkseigner zur Verfügung gestellt werden (z.B. Automobil-, Luft- und Raumfahrt-, Lebensmittelprogramme); der Auftraggeber stimmt dem zu. Die Aufzeichnungen im Rahmen des Audits werden von der DQS für mindestens zwei Zertifizierungszyklen (i.d.R. sechs Jahre) aufbewahrt.

4.7 Veröffentlichung

Die DQS ist berechtigt ein Verzeichnis aller Auftraggeber mit gültiger DQS-Zertifizierung zu führen und zu veröffentlichen. Diese Veröffentlichung enthält Name und Anschrift der zertifizierten Organisation sowie den Geltungsbereich, das angewandte Regelwerk und den Zertifizierungsstatus. Hierzu gilt das Einverständnis des Auftraggebers als erteilt. Im Zuge der Auftragsabwicklung werden Daten des Auftraggebers zusätzlich in externen Datenbanken der Regelwerkseigner gespeichert und verarbeitet. Der Auftraggeber erklärt sich mit der Annahme des Angebots damit einverstanden, dass diese Daten in den entsprechenden Datenbanken gespeichert, abgerufen und von Dritten eingesehen werden.

4.8 Elektronische Kommunikation

Ungeachtet des Vorangegangenen autorisiert der Auftraggeber die DQS, unverschlüsselte vertrauliche und andere Informationen durch das Internet oder ein öffentliches Netzwerk an E-Mail-Adressen oder andere vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Stellen zu übermitteln. Der Auftraggeber erkennt an, dass die DQS nicht für die Privatsphäre und Vertraulichkeit solcher Übermittlungen garantieren kann. Der Auftraggeber erkennt ebenfalls an, dass die Übermittlung vertraulicher Informationen durch die DQS über das Internet oder andere öffentliche Netzwerke keinen Bruch der Vertraulichkeitsregelungen dieser Auditierungs- und Zertifizierungsregeln darstellt. Die DQS haftet nicht für hieraus resultierende Schäden, sofern solche vertraulichen Informationen mit dem gleichen Maß an Sorgfalt behandelt werden wie die DQS-eigene vertrauliche Informationen.

Falls der Auftraggeber zur DQS- Internetseite verlinkt, erklärt er sich einverstanden, dass: (i) der Inhalt auf der DQS-Internetseite der DQS gehört; (ii) die verlinkende Internetseite den Nutzer direkt zur DQS-Internetseite führt, ohne vorgefertigte Rahmen, Browserfenster oder Inhalte von Dritten aufzuzwingen; und (iii) die verlinkende Internetseite nicht suggeriert, dass der Auftraggeber, seine Produkte oder Dienstleistungen von der DQS unterstützt werden.

5. Zertifikate und Zertifikatssymbole

5.1 Erteilung und Nutzung

Sofern der Auftraggeber während einer Zertifizierung nachgewiesen hat, dass alle anwendbaren Forderungen erfüllt wurden, stellt die DQS Zertifikate aus, mit denen die Konformität des Managementsystems, Prozesses oder Produktes des Auftraggebers mit ausgewählten nationalen oder internationalen Normen oder anerkannten industrie- oder branchenspezifischen Forderungen bestätigt wird. Zertifikate für Managementsysteme bestätigen keine Kon­formität mit rechtlichen Forderungen. Der Auftraggeber ist berechtigt, das Zertifikat und dazugehörige Zertifikats­symbole zur Vertrauensbildung mit Geschäftspartnern zu nutzen.

Nach Ausstellung des Zertifikats beginnen die Tätigkeiten zur Überwachung der laufenden Konformität des zertifizierten Managementsystems, Prozesses oder Produktes. Die Erteilung und Erhaltung der Zertifizierung erfolgt unter dem Vorbehalt der Einhaltung aller vertraglichen Vereinbarungen und Geschäftsbedingungen durch den Auftraggeber.

Sollte es Hinweise darauf geben, dass das Managementsystem des Auftraggebers, Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen nicht konform zu Zertifizierungsforderungen, behördlichen und/oder gesetzlichen Bestimmungen oder sonstigen anwendbaren Forderungen sind, erklärt sich der Auftraggeber bereit, zur Klärung der Fakten mit der DQS zusammenzuarbeiten. Hierzu zählen Informationen zu der berichteten Abweichung sowie Informationen über notwendige und getroffene Korrekturmaßnahmen.

Der Auftraggeber erkennt an, dass die Überwachungstätigkeiten wie z. B. Überwachungs-/Förderaudits und jegliche außerordentlichen Zusatzaudits lediglich dem Zweck dienen, die Konformität des Managementsystems, Prozesses oder Produktes mit den Zertifizierungsforderungen zu überprüfen und entbindet den Auftraggeber in keiner Weise von seiner eigenen Verantwortung für sein Managementsystem, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen.

Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nicht auf Rechtsnachfolger oder andere Organisationen übertragen werden. Nach Ablauf der Gültigkeit, oder bei Aussetzung, Entzug oder Annullierung einer Zertifizierung muss der Auftraggeber jede Werbung mit der Zertifizierung einstellen. Der Auftraggeber verpflichtet sich zur Rückgabe des Zertifikats nach Entzug oder Annullierung. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen.

5.2 Nichterteilung des Zertifikats

Die DQS kann Zertifikate nur erteilen, wenn nach der Zertifizierung (Erst- und Rezertifizierung) alle Anforderungen der ausgewählten Regelwerke, Spezifikationen und Verträge erfüllt sind. Bei Nichterfüllung dokumentiert der Auditor die Mängel in einem Abweichungsbericht oder benennt die Auflagen, deren Erfüllung zur Erteilung eines Zertifikats zwingend notwendig ist.

Alle Abweichungen oder Auflagen sind vor der Ausstellung des DQS-Zertifikats zu beheben bzw. zu erfüllen. Wenn erforderlich, wiederholt die DQS das Audit ganz oder teilweise. Wurden die Mängel nicht behoben oder die Voraus­setzungen für die Erteilung eines Zertifikates auch nach einem Nachaudit nicht erfüllt, wird das Zertifizierungs­verfahren durch einen Bericht ohne Zertifikat abgeschlossen.

5.3 Aussetzung, Entzug und Annullierung des Zertifikats

5.3.1 Aussetzung

Die DQS ist berechtigt, das erteilte Zertifikat zeitlich befristet auszusetzen, wenn der Auftraggeber Zertifizierungs­regeln, vertragliche oder finanzielle Pflichten gegenüber DQS nachweislich verletzt, besonders wenn

  • Korrekturmaßnahmen nachweislich nicht innerhalb der vereinbarten Fristen wirksam umgesetzt wurden,
  • die von der DQS vorgeschlagenen Termine der Auditierung zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung nicht wahr­genommen wurden und dadurch die vorgegebene Frist seit dem letzten Audit überschritten wurde,
  • die DQS nicht rechtzeitig über geplante Änderungen am Managementsystem oder besondere Vorfälle, Produktrückrufe (siehe 3.3) oder andere Änderungen informiert wurde, die die Konformität mit dem der Zertifizierung zugrunde gelegten Regelwerk beeinflussen,
  • ein DQS-Zertifikat oder ein Zertifikatssymbol in irreführender Weise verwendet wurde,
  • fällige Zahlungen für Auditierungs- und Zertifizierungsdienstleistungen nicht rechtzeitig nach mindestens einer Zahlungserinnerung getätigt wurden.

Sollten nach dem Zertifizierungsentscheid wesentliche Verstöße gegen die Akkreditierungsregeln bekannt werden ist die DQS ebenfalls berechtigt, das Zertifikat auszusetzen.

Die DQS kündigt eine mögliche Aussetzung zunächst schriftlich an. Werden die Gründe für die Aussetzung nicht binnen zwei Wochen beseitigt, informiert die DQS den Auftraggeber schriftlich über die Aussetzung der Zertifizierung und benennt Gründe sowie die notwendigen Maßnahmen, um die Zertifizierung wieder in Kraft setzen zu können.

Die Aussetzung der Zertifizierung wird befristet (i. d. R. maximal 90 Tage). Werden die geforderten Maßnahmen innerhalb der festgesetzten Frist nachweislich wirksam umgesetzt, wird die Aussetzung der Zertifizierung zurückge­nommen. Werden die geforderten Maßnahmen nicht bis zum Stichtag umgesetzt, kann die DQS das Zertifikat entziehen, wie nachfolgend beschrieben.

5.3.2 Entzug

Die DQS ist berechtigt, Zertifikate nach schriftlicher Ankündigung an den Auftraggeber zu entziehen oder für ungültig zu erklären, wenn

  • die Frist für die Aussetzung der Zertifizierung abgelaufen ist,
  • die Konformität des Managementsystems, Prozesses oder Produktes mit dem zugrunde gelegten Regelwerk nicht gewährleistet ist oder der Auftraggeber nicht bereit oder in der Lage ist, die Abweichungen zu schließen,
  • der Auftraggeber nach Aussetzung des Zertifikats weiterhin mit der Zertifizierung wirbt,
  • der Auftraggeber seine Zertifizierung in einer Form anwendet, die die Zertifizierungsstelle oder DQS in Verruf bringt,
  • die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikats geführt haben, nicht mehr gegeben sind,
  • der Auftraggeber beabsichtigt oder unbeabsichtigt Konkursantrag stellt,
  • der Auftraggeber das Vertragsverhältnis mit der DQS wirksam beendet.

5.3.3 Annullierung

DQS ist berechtigt, Zertifikate zu annullieren oder rückwirkend für ungültig erklären zu lassen, wenn

  • sich nachträglich herausstellt, dass die zur Erteilung des Zertifikats notwendigen Voraussetzungen nicht gegeben waren,
  • der Auftraggeber das Zertifizierungsverfahren in unzulässiger Weise beeinträchtigt hat, so dass die Objektivität, Neutralität oder Unabhängigkeit des Bewertungsergebnisses in Frage stehen.

6. Zusätzliche Programmanforderungen

Für manche sektorspezifischen Zertifizierungsdienstleistungen für Managementsysteme oder Produkte können zusätzliche zwingende Anforderungen anwendbar sein. (siehe unten). Diese „Programmanforderungen“ sind auf der Internetseite www.dqs.de hinterlegt.