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Remote Audit: Umfrage der DQS zur Akzeptanz von Fernaudits

In Zeiten von Corona sind Remote Audits oft das einzige Mittel der Wahl. Allerdings wurde die alternative Auditmethode nicht entwickelt, um Audits vor Ort zu ersetzen, sondern um sie zu ergänzen: wenn es sinnvoll, technisch möglich und zugelassen ist. Unternehmen müssen dieser Form des Auditierens allerdings auch offen gegenüberstehen. Die DQS hat Ende 2019 eine Umfrage zur Zustimmung zu dieser Auditmethode durchgeführt, deren Ergebnisse derzeit an Bedeutung gewinnen.
© iStock Remote Audit Umfrage

Remote Audit – was ist das?

Remote heißt auf Deutsch „Fernbedienung“, Remote Audits sind also Audits – interne Audits und Audits zur Zertifizierung eines Managementsystems –, die nicht vor Ort, sondern mithilfe technischer Einrichtungen aus der Ferne durchgeführt werden. Diese Auditmethode hat einige Vorteile, sie passt jedoch nicht auf jede Auditsituation: Für die Auditierung z.B. von Umwelt- (DIN EN ISO 14001) oder Arbeitsschutzmanagementsystemen (DIN ISO 45001) bietet sich das Remote Audit nur begrenzt an, bei komplexen Fertigungsprozessen eher noch weniger.

Im Qualitätsmanagement (DIN EN ISO 9001), aber auch in anderen Bereichen sind Remote Audits als Ergänzung zum üblichen Audit vor Ort durchaus geeignet, sofern bestimmte Voraussetzungen gegeben sind. Besonders wenn es um die Durchsicht von Dokumenten geht, oder darum, nicht oder schwer erreichbare Standorte einzubeziehen. Aber auch in außergewöhnlichen Krisensituationen können so zumindest Teile geplanter Audits abgearbeitet werden.

Die konfliktfreie Durchführung eines Remote Audits hängt jedoch stark von einem gewissen Grundvertrauen zwischen Auditor und dem zu auditierenden Unternehmen ab, weshalb der Einsatz bei Erstzertifizierungen nicht möglich ist.

Die formalen Vorgaben: IAF MD 4 und ISO 19011

Es gibt zwei wesentliche Regelwerke, die verbindliche Aussagen zur Durchführung von Remote Audits treffen:

IAF MD 4:2018 ist das „Verbindliche Dokument zur Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) für Audit-/Begutachtungszwecke“. Es wird von der IAF (International Accreditation Forum) herausgegeben und regelt zentrale Aspekte bei der IKT-Nutzung. Als solche gelten unter anderem:

  • das Einvernehmen zwischen Kunde und Auditor, IKT zu nutzen
  • das Vorhandensein der technischen Infrastruktur
  • die Sicherheit und Vertraulichkeit elektronisch übermittelter Informationen
  • die Planung des Aufwandes für das Remote Audit
  • die Betrachtung von Risiken und Chancen (Risikoeinschätzung) im Vergleich zum klassischen Audit
  • die Fähigkeit und Kompetenz aller Beteiligten, mit der benötigten Technik umzugehen

ISO 19011:2018 ist der maßgebliche „Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen„. Er hält fest, dass Audits natürlich vor Ort, unter bestimmten Voraussetzungen aber auch aus der Ferne oder in einer Kombination aus beidem durchgeführt werden können. Und er enthält konkrete Anforderungen an die Durchführung von Fernaudits. Der Leitfaden stellt allerdings klar, dass Fernauditieren „nur“ eine Ergänzung zum üblichen Vor-Ort-Audit, also eine von mehreren Auditmethoden darstellt. Dies spielt z.B. bei der Festlegung des Auditprogramms eine Rolle.

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Remote Audit: Umfrage der DQS zur Akzeptanz von Fernaudits

Das Auditieren aus der Ferne kann – wirksam umgesetzt – durchaus einen hohen Nutzwert haben, für Kunden, für Auditoren und auch für Zertifizierer. Aber wie groß ist eigentlich die Zustimmung zu Remote Audits in den Reihen der Unternehmen? Die DQS hat Ende 2019 eine Umfrage zum Thema durchgeführt, um genau diese Akzeptanz zu ermitteln – hier eine Zusammenfassung der Ergebnisse.

Bereitschaft zur Durchführung von Remote Audits

Die grundsätzliche Bereitschaft, ein Remote Audit im eigenen Unternehmen zuzulassen (Frage 1), ist bei den antwortenden DQS-Kunden mehrheitlich vorhanden. Fasst man die Antworten, die anhand einer Skala von 1 (keine Bereitschaft) bis 10 (wenn sinnvoll, jederzeit) abgegeben wurden, in drei Gruppen zusammen, ergibt sich folgende Kundenhaltung:

  • negativ (1 bis 3) = 13%
  • neutral (4 bis 7) = 29%
  • positiv (8 bis 10) = 58%
Kunden-Umfrage zum Remote Audit, DQS GmbH

Die Befragung der Auditoren nach ihrer Bereitschaft, aus der Ferne zu auditieren, ergab erwartungsgemäß ein positiveres Bild:

  • negativ = 5%
  • neutral = 19%
  • positiv = 76%
Remote Audit Umfrage Auditoren
Auditoren-Umfrage zum Remote Audit, DQS GmbH

Inhaltlicher Wert von Remote Audits

Frage 2 zielte auf den inhaltlichen Wert von Remote Audits im Vergleich zu klassischen Audits. Die vorgegebene Annahme: Remote Audits sind herkömmlichen Audits höchstens gleichzusetzen. Den Antworten nach ist der Wert von Remote Audits …

  • sehr viel geringer (1 bis 3) = 20%
  • etwas geringer (4 bis 7) = 48%
  • nahezu gleich (8 bis 10) = 32%

Ein knappes Drittel der DQS-Kunden ist der Meinung, dass sich der Wert der beiden Auditmethoden nicht wesentlich unterscheidet. Bei den Auditoren lag der Wert „nahezu gleich“ bei 35%.

Qualität der technischen Ausrüstung

Wie gut sind DQS-Kunden technisch für ein Remote Audit gerüstet? Die Antworten auf Frage 3 zeigen, dass mehr als die Hälfte der antwortenden Kunden sicher ist, für ein solches Audit die technischen Voraussetzungen gut bis sehr gut zu erfüllen. Umgekehrt sind 44% nicht ausreichend auf ein Remote Audit vorbereitet:

  • keine Ausstattung (1 bis 3) = 12%
  • unzureichende Ausstattung (4 bis 7) = 31%
  • gute/sehr gute Ausstattung (8 bis 10) = 56%

Bei der Frage (4) nach dem bevorzugten Videokonferenzsystem sprachen sich 65% für Skype aus, 51% für sonstige Systeme (Mehrfachnennungen waren möglich).

Voraussetzungen für die Zustimmung von Kunden

In Frage 5 ging es darum, von wo aus und mit wessen Technik das Audit durchgeführt werden soll (Mehrfachnennungen waren möglich). Die klare Präferenz mit 56%: Der Auditor soll sich an einem Standort des Unternehmens befinden und von dort aus über das Firmennetzwerk einen anderen Standort auditieren – ein Remote Audit „light“ also. Immerhin würde knapp ein Viertel (23%) die Variante akzeptieren, bei der von den Räumen der DQS aus mit zuvor erläuterter und auf Sicherheit geprüfter DQS-Technik agiert wird. 10% würden grundsätzlich keinem Remote Audit zustimmen.

„Wenn die eingesetzte Technik nicht stabil funktioniert bzw. die Einrichtung zu lange dauert, geht wertvolle Auditzeit verloren.“

Voraussetzungen für die Durchführung eines Remote Audits, diesmal mit Blick auf Nutzen bzw. Umfang des Audits sollten mit Frage 6 ermittelt werden. Dabei wurden 3 Aspekte vorgegeben, die nur wenige Kunden als unwichtig einstuften:

A. Kostenersparnis
sehr wichtig für 33 %, für 59 % evtl. wichtig, für 7 % unwichtig
B. flexibler Auditzeitplan
sehr wichtig für 44 %, für 49 % evtl. wichtig, für 7 % unwichtig
C. nur teilweise Remote Auditierung
sehr wichtig für 46 %, für 39 % evtl. wichtig, für 15 % unwichtig.

Remote Audit Umfrage DQS II
Kunden-Umfrage zum Remote Audit, DQS GmbH

Bei der freien Nennung von Voraussetzungen (6d) für ein Remote Audit wurden an erster Stelle „reduzierter Aufwand“ (Personal, Zeit, Kosten) genannt, gefolgt von „reine Dokumentenprüfung“ und „Vertrautheit des Auditors mit dem Unternehmen“, was bedeutet: kein Erstaudit aus der Ferne!

„Ein Erstaudit muss vor Ort stattfinden, um sich persönlich kennenzulernen. Weitere Überwachungsaudits dann gerne auch remote, z.B. um Reisekosten und Organisationsaufwand zu vermeiden.“

Risiken und remote-ungeeignete Bereiche

Mit Frage 7 sollte ermittelt werden, welche Schwierigkeiten oder Risiken einem Remote Audit entgegenstehen bzw. welche Themen oder Bereiche den Kunden der DQS als ungeeignet für diese Methode erscheinen.

Mit Abstand die häufigste Aussage: Remote Audits sind ungeeignet für komplexe Prozesse, besonders in der Industrie. Im Automobilsektor (IATF 16949) und der Schienenfahrzeugindustrie (DIN ISO 22163/IRIS) sind Fernaudits gar nicht erst möglich.

Risiken und remote-ungeeignete Bereiche – Antworten (Freitext) der DQS-Kunden in der Reihenfolge nach Häufigkeit der Nennung:

  • ungeeignet für komplexe Prozesse, besonders in der Industrie
  • ungeeignet für den Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz
  • direkte Kommunikation (Augenkontakt, Mimik, Gestik) ist erschwert
  • Daten könnten manipuliert werden
  • Informationssicherheit mit Blick auf DS-GVO, Vertraulichkeit sensibler Informationen
  • Technik, z.B. stabile Internetverbindung, funktionierende Konferenzsysteme
  • teilweise fehlende Akzeptanz im Unternehmen, Erlebnis ist nicht dasselbe wie bei einem klassischen Audit vor Ort
  • Konferenz per Video nicht mit persönlichem Gespräch gleichzusetzen

„Durch die Begehungen unserer Stationen bekommt der Auditor einen wesentlichen Eindruck von unserer Arbeit – dies würde beim Remote Audit nicht zum Tragen kommen.“

Risiken und remote-ungeeignete Bereiche – Antworten (Freitext) der DQS-Auditoren: Der von den Kunden an dritter Stelle genannte Aspekt der fehlenden nonverbalen Kommunikation steht auch bei den Auditoren weit oben auf der Liste. Hier werden als Risiken oder Schwierigkeiten außerdem genannt:

  • ungeeignet für bestimmte Bereiche
  • technische Voraussetzung
  • Prüfung der Wirksamkeit
  • Vor-Ort-Begehung notwendig, wo Einsicht erforderlich ist
  • ungeeignet für Erstzertifizierung
  • Datenschutzaspekte
  • fehlende Akzeptanz beim Kunden

Mehrwert von Remote Audits

Frage 8 galt dem Mehrwert von Audits aus der Ferne. Bei den Kunden-Antworten stand die Reduzierung des Auditaufwands mit über 50% der Nennungen im Vordergrund. Die Auditoren schätzen übrigens diesen Nutzenaspekt für den Kunden mit 82% ungleich höher ein (Freitext, Reihenfolge nach Häufigkeit der Nennung):

  • weniger Aufwand: Kosten- und Zeitersparnis, Ressourceneinsparung, Umweltschutz
  • Gewinn an Flexibilität
  • Effizienzsteigerung
  • Beteiligung mehrerer Mitarbeiter und/oder Führungskräfte
  • mehrere Standorte können eingebunden werden
  • bessere Vorbereitung
  • neue Wege gehen
  • Reduzierung der Personentage

Remote Audit Umfrage der DQS – Fazit

Mehr als die Hälfte der befragten DQS-Kunden (58%) zeigen sich bereit, ein Remote Audit durchzuführen. Nur 13% lehnen diese Methode komplett ab. Auditoren: pro 76%, contra 5%.

Ein knappes Drittel der Kunden (32%) halten Remote Audits gegenüber klassischen Audits für nahezu gleichwertig (Auditoren 35%). 20% der Kunden schätzen den Wert für sehr viel geringer ein.

Mehr als die Hälfte (56%) der Kunden meinen, dass sie technisch gut bis sehr gut für Audits aus der Ferne gerüstet sind. 44% allerdings nicht oder nicht ausreichend.

Mehr als die Hälfte (56%) knüpfen ihre Bereitschaft zur Durchführung eines Remote Audits an eine „Light-Version“, bei der ein Auditor vom Unternehmen aus über dessen Netz und Technik einen anderen Standort auditiert.

Kunden und Auditoren sind sich der Umfrage zum Remote Audit zufolge einig, dass das Fernaudit für komplexe Prozesse ungeeignet ist. Auch was den größten Nutzen anbelangt, herrscht Übereinstimmung: die Reduzierung des Auditaufwands.

Blick auf die aktuelle Lage

Betrachtet man dieses Meinungsbild vor dem Hintergrund der aktuellen Lage, dürften sich allein wegen der daraus resultierenden Sachzwänge nun einige Haltungen verschoben haben. So ist anzunehmen, dass die Akzeptanz von Remote Audits inzwischen größer ist und Bedenken abgenommen haben. Das heißt nicht, dass vorhandene Risiken verflogen sind, denn nicht jede Situation kann über die Distanz angemessen beurteilt werden. Falsche Vorstellungen bestehen etwa bei Einschätzung, dass eine Fernbegutachtung die Auditzeit verkürze. Doch das Gegenteil ist der Fall, da der Auditor häufiger nachfragen muss oder eine zusätzliche Pause für seine Aufzeichnungen braucht. Auch wird der Beitrag eines Auditors vor Ort mit seinem Know-how über die Räumlichkeiten und die direkte Interaktion mit den Mitarbeitern für das Auditergebnis nach wie vor entscheidend bleiben.

Als Vorteil könnte aber hervortreten, dass in einer Zeit, in der Vor-Ort-Besuche vielfach nicht möglich sind, Remote Audits im Sinn einer späteren Aufwandsersparnis jetzt einen Teilbereich der üblichen Audits abdecken und die notwendigen Begehungen zu gegebener Zeit vor Ort nachgeholt werden.

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