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Integriertes Managementsystem – Was ist das?

Im Prinzip verfügt jedes Unternehmen über ein Managementsystem, da sich jedes Unternehmen managt. Fraglich ist, ob es ein integriertes Managementsystem ist, das Anforderungen aus verschiedenen Bereichen berücksichtigt bzw. ob es wirklich ein System ist, das auf Grundlage einer Norm (z.B. ISO 9001) aufgebaut ist oder ob es nur tradierende Handlungsstränge sind, die dem Unternehmen dazu dienen, sich zu organisieren.
© iStock Integriertes Managementsystem

Integriertes Managementsystem: Aus Vielfalt Synergien schaffen

Für ein integriertes Managementsystem (IMS) wird die Vielzahl von Managementsystemen, die Unternehmen heutzutage bewerkstelligen müssen, zusammengefasst und möglichst so integriert, dass es zu so wenig Reibung wie möglich kommt und Synergien optimal genutzt werden.

Dies bedeutet, dass die Methoden und Instrumente zur Einhaltung von Anforderungen aus verschiedenen Bereichen in einer einheitlichen Struktur zusammengefasst werden. Diese dient der Corporate Governance (Leitung und Überwachung von Organisationen) und wird von einem risikobasierten Ansatz getragen.

Welche Anforderungen gibt es?

Viele Managementsysteme richten sich auf spezielle Anforderungen aus:

  • Qualität, z.B. DIN EN ISO 9001, ISO 29990, IFS
  • Umweltschutz, z.B. ISO 14001, EMAS
  • Energie, z.B. ISO 50001
  • Arbeits- und Gesundheitsschutz, z.B. ISO 45001, SCC
  • Informationssicherheit, z.B. ISO 27001
  • Krisen oder Notfallmanagement (Notwendigkeit abgeleitet aus anderen Normen)
  • Risiko, z.B. ISO/FIDIS 31010
  • CSR / Corporate Social Responsibility, z.B. SA8000
  • diverse weitere Systeme, wie z.B. Gesundheit, Medizinprodukte, Futtermittel oder Explosionsschutz

Somit stehen Unternehmen einer Vielzahl von Themenfeldern gegenüber, die sie normativ organisieren können. Zusätzlich haben verschiedene Branchen Spezialregelwerke wie IATF 16949 (Automobilindustrie) oder EN/AS 9100 (Luftfahrt). Diese vertiefen zumeist die Anforderungen von ISO 9001 an das Qualitätsmanagement und konkretisieren diese im Anwendungskontext.

UNSER TIPP: Der „ISO Survey 2019“ (Englisch) gibt Ihnen einen weltweiten Überblick über die Schwerpunkte der Zertifizierungen im letzten Jahr.

Wenn die Komplexität steigt

Eine Studie des Harvard Business Manager zeigt, dass der Komplexitätsgrad, sprich die Anzahl der systembedingten Anforderungen, die ein Unternehmen in der Wirtschaft erfüllen muss, seit 1955 um das mehr als Sechsfache gestiegen ist. Dem gegenüber steht der Grad der organisatorischen Komplexität innerhalb des Unternehmens, die Anzahl der verschiedenen Prozesse, Schnittstellen, Anweisungen, Dokumente und Entscheidungen, der sich um das 35-Fache erhöht hat. Dies zeigt, dass immer mehr dazukommt, aber nichts wegfällt.

Whitepaper zur HLS - Integrierte Managementsysteme

Whitepaper

HLS – Chance für ein integriertes Managementsystem

  • 10 Gründe für ein IMS
  • Gegenüberstellung der Anforderungen der „Big Five“: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 und ISO 27001

von Rita Kagerer, Expertin für integrierte Managementsysteme

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Der Grad der Organisationskomplexität verlangsamt die Produktivität der Mitarbeiter sowie die Einnahmen. Daher ist es wichtig, dass sich Unternehmen darüber Gedanken machen, wie sie Themen integrieren und Managementbereiche modular aufbauen, um Themenfelder zu erweitern, ohne einen zu großen internen Verwaltungsaufwand und ohne die Komplexität der Prozesse noch weiter zu erhöhen. Im Idealfall fallen so Dokumente weg und für verschiedene Themenfelder wird ein einheitliches System genutzt.

Welches Ziel verfolgt ein integriertes Managementsystem?

Ziel des IMS muss sein, Konflikte zu lösen, Ziele abzustimmen und für klare, möglichst qualifizierbare Vorgaben zu sorgen.

Jedoch haben verschiedene Managementsysteme unterschiedliche Forderungen zu erfüllen. Insofern können Zielkonflikte entstehen, die es zu berücksichtigen gilt.

An dieser Stelle müssen Organisationenen entscheiden, welches Ziel vorrangig ist und ggf. ein anderes Ziel in den Hintergrund treten lassen. Dies kann beispielsweise im Bereich Datenschutz der Fall sein. Hier müssen Unternehmen Einzelfallentscheidungen auch mit Blick auf die Zertifizierung der Managementsysteme treffen.

Was ist die Basis eines integrierten Managementsystems?

Für ein solides Fundament braucht es ein einheitliches Prozessmanagement.

Die Arbeitswerkzeuge und Dokumentationsformen müssen vereinheitlicht werden. Hilfreich für die Umsetzung ist ein gemeinsames Maßnahmencockpit, in das die verschiedenen Maßnahmen, die sich beim Aufbau und Betrieb eines integrierten Managementsystems ergeben, einfließen und über das die Aufgaben gesteuert und nachgehalten werden können. Auf diesem soliden Fundament werden die Fachprozesse aufgesetzt und integriert.

Wie kann die High Level Structure bei einem integrierten Managementsystem helfen?

Die High Level Structure (HLS) ist für Unternehmen, die ihre Systeme modular aufbauen wollen, ein hilfreiches Werkzeug. Denn diese übergeordnete Grundstruktur sorgt dafür, dass sich die Strukturen der Managementsysteme in ihren normativen Anforderungen entsprechen und sich somit leichter integrieren lassen.

Bei den Normrevisionen von ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 und der neuen ISO 45001:2018 wurden die Abschnittsstruktur (HLS) und ein Teil der Terminologie verändert, um die Angleichung an andere Managementsystemnormen zu verbessern. Damit unterliegen alle großen ISO-Managementsystemnormen der gemeinsamen Grundstruktur. Auch werden sich künftig weitere Normen der neuen High Level Structure anpassen. Das Ziel ist eine zusammenhängende Darstellung der Anforderungen.

Wichtig ist, sich beim Aufbau eines IMS in den Mitarbeiter hineinzuversetzen. Es sollten dementsprechend Begrifflichkeiten und Abläufe aus dem Arbeitsalltag der Mitarbeiter zur Anwendung kommen.

UNSER TIPP: Lesen Sie ebenfalls unseren Blog-Beitrag „Integriertes Managementsystem mit gemeinsamer Struktur„.

Welche Ansätze zur Integration gibt es?

Planungsphase: Der gute Überblick

In der Planungsphase lohnt es sich, ein externes Consulting einzubinden, um Erfahrungen aus Integrationsprojekten bei anderen Unternehmen einfließen zu lassen. Dann werden alle Dokumente und Anforderungen auf den Tisch gelegt, um eine Anforderungs- und Wechselwirkungsanalyse erstellen zu können. Anhand dieser erfolgt eine Diagnose, an welcher Stelle sich beispielsweise eine Integration im ersten Schritt lohnt.

Es sollten unbedingt alle Managementverantwortliche eingebunden und ein Integrationsteam aufgebaut werden. Zuletzt wird ein Integrationsplan erstellt, aus dem hervorgeht, mit welchem Managementsystem gestartet wird und was wann wie wo zu erledigen ist.

Aufbauphase: Weichen stellen – Vorteile sichern

In der Aufbauphase eines integrierten Managementsystems ist es von hoher Bedeutung, die interessierten Parteien wie z.B. interne und externe Kunden mit einzubinden. Bei der Prozessgestaltung ist es unabdingbar, die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, da diese als zentrale Ressource später mit den Vorgaben arbeiten müssen. Als nächstes folgt die Basisintegration von Dokumentenlenkung, internen Audits, Politik, Zielen und Kennzahlen sowie eines übergeordneten Maßnahmenmanagements. Dann gilt es, im Bereich Human Ressources die unterschiedlichen Themenfelder abzudecken, die Operativprozesse zu integrieren und die Supply Chain sowie Lieferanten mit einzubinden und Anforderungen an sie herunter zu brechen.

Verbesserungsphase: Informationen bündeln

In der Verbesserungsphase misst die Organisation die Ergebnisse, deren Kennzahlen sie zuvor definiert hat, aus Sicht der interessierten Parteien. Wichtig ist ein Monitoring über interne und externe Audits. Auch eine Managementkontrolle, bei der das Management selbst eine Wertung abgeben kann, ist essenziell. Dies kann beispielsweise durch kleinteilige, übers Jahr verteilte Managementbewertungen erfolgen. Zum Schluss der Verbesserungsphase entscheidet die Organisation, ob und welche weiteren Systeme sie integriert und für welche Managementsysteme sie auch eine Zertifizierung anstrebt bzw. weiterführt.

FAZIT: Nutzen eines IMS

Ein integriertes Managementsystem (IMS) hat eine Prozesslandschaft, die alle für das Unternehmen relevanten Themen abdeckt. Das System sollte daher Schritt für Schritt aufgebaut werden. Das Unternehmen muss entschieden, welche Bereiche und Normen zuerst integriert werden sollen und welche weiteren Ausbaustufen aufgenommen werden sollen. Sonst überfordert die Integration die Organisation und ihre Mitarbeiter.

Die Unterstützung des Managements ist dabei von entscheidender Bedeutung. Es muss allen innerhalb des Unternehmens bewusst sein, dass es sich beim integrierten Managementsystem nicht um ein Handbuch handelt, das im Schrank steht. Vielmehr handelt es sich um ein tägliches Arbeitswerkzeug, das – bei richtiger Anwendung – die Arbeit für alle erleichtert.

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Expertise und Vertrauen

Seit ihrer Gründung im Jahr 1985 als erster deutscher Zertifizierer von Managementsystemen engagiert sich die DQS für den nachhaltigen Erfolg ihrer Kunden. Mit wertschöpfenden Audits und kundenorientierten Konzepten begleiten wir Organisationen bis hin zu Business Exzellenz.

Gerade die kombinierte, zeitgleiche Auditierung von vollständig integrierten Managementsystemen bietet Ihnen zahlreiche Chancen, da durch die themenübergreifende Begutachtung Synergien genutzt und gleichzeitig Wechselwirkungen, aber auch Widersprüche zwischen den unterschiedlichen Themenfeldern erkannt werden können. Um den Nutzen für unsere Kunden mit einem integrierten Managementsystemen zu erhöhen, legen wir den Schwerpunkt in der Auswahl und Weiterbildung unserer Auditoren auf ihre Mehrfachqualifikation: DQS-Auditoren decken im Durchschnitt mindestens drei Regelwerke ab. Nehmen Sie uns beim Wort. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen. Kontakt.