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3 Tipps, wie Sie Interne Audits mal anders durchführen

Haben Sie sich schon einmal die Frage gestellt, was eigentlich aus Sicht der Auditbeteiligten verlockend und reizvoll an einem internen Audit sein könnte? Würden Ihre Auditpartner im Unternehmen wohl aufhorchen, wenn das Auditergebnis zur Umsetzung von Zielvereinbarungen, Arbeitserleichterungen, Risikominimierungen und persönlichem Erfolg beiträgt? Gibt es eine Welt jenseits der Konformität zu Regelwerken? Wir zeigen Ihnen wo die Reise bei internen Audits hingehen könnte.
© Pexels interne Audits anders durchführen

Umdenken beginnt zum Beispiel bei der Frage, wie interne Auditoren Ihr Auditprogramm ankündigen. Welche Möglichkeiten gibt es für Sie als Auditor, eine positive Erwartungshaltung an das Audit zu schaffen? Eine Idee: Gute Ergebnisse und Veränderungen mit Wirkung in Prozessen aus internen Audits des letzten Jahres zum Anlass nehmen, um die aktuelle Auditplanung und Vorbereitung von Gesprächen mit Mitarbeitern vorzustellen. Setzen Sie Ihren Auditbericht als Visitenkarte ein – auch gegenüber der Obersten Leitung!

„Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.“

Albert Einstein

3 Tipps, wie’s auch mal anders gehen kann…

  • TOP/FLOP: Vergessen Sie mal die klassische Vorgehensweise der „Zufallsstichproben“. Suchen Sie sich – gemeinsam mit den Auditierten – ein exzellentes Beispiel aus (TOP) und danach (!) ein Beispiel, wo wirklich alles schiefgeht (FLOP). Die Beispiele dienen dem Erkennen von Chancen und Ereignissen/Vorgehensweisen, die wiederholt werden sollten bzw. die vermieden werden müssen.
  • Von hinten nach vorne auditieren: Wir drehen die traditionelle Vorgehensweise, die Unternehmensprozesse von „vorne nach hinten“ zu auditieren, um. Also nicht:
    Oberste Leitung ► QM-System ► Vertrieb ► Entwicklung ► Produktion ► unterstützende Prozesse ► Auslieferung.
    Wir starten zwar mit der Obersten Leitung, jedoch lediglich mit Strategie und Zielen – und beginnen dann mit dem Audit in der Logistik/Auslieferung und auditieren uns nach „vorne“ durch. Wir schließen das Audit ab mit dem Qualitätsmanagementsystem und der Bewertung des Systems durch das Top-Management. Der Effekt: Sie auditieren ein konkretes Beispiel das tatsächlich alle Prozesse durchlaufen hat und gelangen zu besseren Erkenntnissen bei den Prozessschnittstellen.
  • Stellvertreteraudit: Warum nicht einmal ein Audit konsequent auf die „2. Reihe“ in einem Unternehmen ausrichten? Effekt: Risikominimierung, Vermeidung von Auditroutinen (es sind sonst ja immer dieselben Interviewpartner), mehr Mitarbeiter einbeziehen, neue Perspektiven, andere Erkenntnisse.

Raus aus der internen Audit-Routine

Das DQS-Seminar für alternative Auditmethoden:

  • Erlernen und Üben anderer Vorgehensweisen
  • Top-/Flop-Methode anwenden oder einen Prozess rückwärts auditieren
  • Methoden mitnehmen, die zu den internen Audits in Ihrer Organisation passen
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Starker Impulsgeber: ISO 19011

Ein Regelwerk, das im Zusammenhang mit internen Audits keineswegs außen vor bleiben sollte, ist DIN EN ISO 19011, der Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen in der noch recht frischen, revidierten Version von 2018.

Mit der Revision hat ISO 19011 gut durchdachte Verbesserungen erhalten. Das Ergebnis: sicherlich keine grundlegend neue, aber doch substantiell weiterentwickelte Version. Wichtig dabei: ISO 19011:2018 kann für alle Managementsysteme und deren Prozesse eingesetzt werden – auch in Kombination mit verschiedenen Normen, beginnend beim Qualitätsmanagement nach ISO 9001 über ISO 14001 und ISO 27001 oder ISO 50001.

Liefert ISO 19011 Anreize, intern auch einmal anders zu auditieren? Durchaus: Mit im Vordergrund des Regelwerks steht der strategische Bezug – und damit auch der Ansporn, klare Auditziele zu formulieren, um so den Auditnutzen weiter zu steigern. Audits sollen mehr als Konformitätsüberprüfungen sein, sie sollen auf Verbesserungspotenziale ausgerichtet sein und bewährte Praktiken hinterfragen. In der Praxis ist dies keineswegs schon selbstverständlich. Der überarbeitete Leitfaden lässt sich also als Impulsgeber für Auditprozesse, für Methoden und die erforderliche Auditkompetenz bestens heranziehen. Und das gilt auch für Audits im Zusammenhang mit einer Zertifizierung.

Gegen die Ritualisierung von Audits (Video)

30 Minuten, die es in sich haben – überzeugen Sie sich selbst! Frank Graichen, Leiter Auditorenmanagement der DQS, hält ein überzeugendes Plädoyer gegen Langeweile in Audits. Und das funktioniert so: mit anderen Vorgehensweisen bei der Auditplanung, neuen Wegen zur Vereinbarung von Auditzielen und der Anwendung alternativer Auditmethoden.