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Remote Excellence – auch im Audit

Remote Excellence ist ein Begriff, der sich in der Digitalisierung und im agilen Arbeiten einen festen Platz verschafft hat. Gemeint ist die Fähigkeit virtueller Teams und Mitarbeitenden im Home-Office, auf einem hohen Niveau produktiv zu sein. Insbesondere angesichts der Corona-Pandemie wird Remote Excellence von Unternehmensleitung und Führungskräften immer öfter als zukunftsentscheidender, kritischer Erfolgsfaktor bewertet. In ihrer Planung und Durchführung hoch performant müssen auch Zertifizierungsaudits sein, ganz gleich ob vor Ort oder remote als „Audits aus der Ferne“. Und doch verlangt ein solches Fernaudit zusätzliche Fähigkeiten, ein zusätzliches Maß an Excellence bei allen Beteiligten. Ein Beitrag der DQS im Ergebnisband des Ludwig-Erhard-Preises 2020.
© fotolia Remote Excellence im Audit

Warum exzellente Unternehmen auf Remote Audits setzen sollten

Die DQS wurde 1985 als erste deutsche Zertifizierungsgesellschaft gegründet. Ziel war es, Unternehmen eine Zertifizierung ihrer Qualitätsmanagementsysteme nach DIN EN ISO 9001 zu ermöglichen.

Mit 35 Jahren Erfahrung, der Expertise von 800 Auditorinnen und Auditoren und einem Portfolio von rund 100 Normen, Technischen Regeln und Standards ist die DQS heute ein weltweit anerkannter Spezialist und kompetenter Partner des Managements für Audits und Zertifizierungen.

Als die DQS gegründet wurde, steckte das Thema „Zertifizierung von Managementsystemen“ noch in den Kinderschuhen. ISO 9001 war gerade erst auf die Welt gekommen. Und: Es bedurfte neben einer starken Vision auch eines ausgeprägten Pioniergeistes, um in diesem damals noch weitgehend unbekannten Geschäftsfeld Fuß zu fassen.

ISO 19011:2018 setzt Signal für Remote Audits

Um das Managementsystem eines Unternehmens zu auditieren und eine Entscheidung für oder gegen eine Zertifizierung treffen zu können, musste der Auditor seinerzeit „natürlich“ die Lage vor Ort auditiert haben. Alles andere war undenkbar. „Audits aus der Ferne“ spielten damals keine Rolle.

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Zwar wurden Remote Audits schon in ISO 19011:2011 als „alternative Auditmethode“ angepriesen, dies aber nicht weiter erläutert. Die Revision von 2018 brachte mit der deutlich präziseren Anerkennung der Auditart schon mehr Bewegung in die Sache. Der Leitfaden konnte die Möglichkeiten der zunehmenden Digitalisierung nun nicht mehr unberücksichtigt lassen.

Audits aus der Ferne: Antwort auf die Digitalisierung – aber auch auf Krisenzeiten

Und als hätten es die Autoren von ISO 19011:2018 geahnt, folgte mit der Covid-19-Pandemie ein breites Anwendungsfeld für das Fernaudit. In Krisenzeiten, in denen Vor-OrtAudits nicht mehr im notwendigen Maß durchgeführt werden können, kommt das Remote Audit wie gerufen – allerdings eingeschränkt.

Remote Audits und Excellence

Denn es muss eine ganze Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein, damit das Fernaudit als begleitende Auditmethode zur Anwendung kommen kann. Diese Voraussetzungen betreffen u.a. die Komplexität der Unternehmensprozesse. Auch muss der Auditor das Managementsystem kennen, schon einmal vor Ort gewesen sein etc.

Einige wesentliche Anforderungen, die erfüllt sein müssen, führen dabei im Ansatz direkt zum Thema „Excellence“ hin, womit sich der Kreis für den Leser an dieser Stelle schließt:

  • Die Qualität der Kommunikationstechnik muss den sehr hohen Anforderungen eines Remote Audits genügen.
  • Es darf keine Erstzertifizierung remote auditiert werden. Das heißt vor allem, dass sich das Managementsystem nicht mehr in einer frühen Phase befinden darf.
  • Es dürfen im vorangegangenen Audit keine wesentlichen Nichtkonformitäten am betreffenden Standort aufgetreten sein.
  • Das Managementsystem muss so durchorganisiert sein, dass sämtliche Daten, Nachweise und Vorgaben unmittelbar auffindbar und gut einsehbar sind.
  • Risiken, die das Audit gefährden könnten, müssen ausgeschlossen sein.

Die Erfüllung dieser Anforderungen ist, vor allem in Summe, keine Selbstverständlichkeit. Sie ist eher ein Zeichen reifer, exzellenter Managementsysteme und von Organisationen, die hohe Maßstäbe an den Umgang mit Audits legen.

Lesen Sie auch: EFQM Modell 2020 – Neue Impulse für Excellence

Auch den externen Auditoren kommt eine Schlüsselrolle zu: Sie müssen über ausgeprägte, weit überdurchschnittliche kommunikative und organisatorische Fähigkeiten verfügen, um das Audit aus der Ferne zu lenken und zu leiten.

Remote Audits bringen Vorteile

Im Prinzip lässt sich der Zusammenhang auch umkehren. Denn Unternehmen, die aufgrund der Reife ihrer Managementsysteme soweit wie möglich remote auditieren lassen können, haben – gerade in Krisenzeiten – weniger gut aufgestellten Unternehmen etwas voraus: keine oder nur geringe Verzögerungen bei Rezertifizierungen und Überwachungsausaudits, keine zertifikatlosen Zeiten, keine Einbußen im Markt. Die Spirale setzt sich fort …

Anforderungen an Remote Audits erfüllen: Keine Selbstverständlichkeit, sondern ein Zeichen von Excellence.

Remote Excellence im Audit – das Fazit

Das Fazit lautet: Je mehr Excellence das Managementsystem eines Unternehmens aufweist, desto besser ist es unter Berücksichtigung der allgemeingültigen Kriterien für Remote Audits geeignet. Und:

Remote Audits können umgekehrt dazu beitragen, dass exzellente Managementsysteme noch mehr Vorteile genießen, und dies nicht nur in Krisenzeiten.

Hinweis: Der vorstehende Beitrag erschien erstmals im Ergebnisband zum Ludwig-Erhard-Preis 2020. Dieser älteste und hochwertigste deutsche Excellence-Preis wird seit 1997 von der Initiative Ludwig-Erhard-Preis e.V. vergeben. Mit ihm werden Unternehmen oder Institutionen ausgezeichnet, die sich um Excellence made in Germany verdient gemacht haben.

Expertise und Vertrauen

Seit ihrer Gründung als erster deutscher Zertifizierer von Managementsystemen engagiert sich die DQS für den nachhaltigen Erfolg ihrer Kunden. Mit wertschöpfenden Audits und kundenorientierten Konzepten begleiten wir Organisationen bis hin zu Business Excellence.

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Gerade zum Beispiel die kombinierte, zeitgleiche Auditierung von vollständig integrierten Managementsystemen bietet Ihnen zahlreiche Chancen auf dem Weg zu Excellence. Durch die themenübergreifende Begutachtung können Synergien genutzt und gleichzeitig Wechselwirkungen, aber auch Widersprüche zwischen den unterschiedlichen Themenfeldern erkannt werden. Um den Nutzen für unsere Kunden mit einem integrierten Managementsystemen zu erhöhen, legen wir den Schwerpunkt in der Auswahl und Weiterbildung unserer Auditoren auf ihre Mehrfachqualifikation: DQS-Auditoren decken im Durchschnitt mindestens drei Regelwerke ab. Nehmen Sie uns beim Wort. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.