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ISO 45001 erfolgreich einführen

Die Einführung und Umsetzung eines wirkungsvollen Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA) ist immer eine strategische und operative Entscheidung eines Unternehmens. Die international anwendbare Norm ISO 45001 bietet dafür den geeigneten Rahmen. Nach Aussage der Normautoren reicht eine lediglich formale Umsetzung der Anforderungen für eine erfolgreiche Einführung des SGA-Managementsystems nicht aus. Es kommt vielmehr darauf an, die in den Normanforderungen genannten Erfolgsfaktoren herauszufiltern und mit Blick auf den Unternehmenskontext zu fördern.
© Fotolia ISO 45001 einführen

Was macht ein SGA-Managementsystem erfolgreich?

ISO 45001 widmet dem Thema „Erfolgsfaktoren“, ähnlich wie die Umweltnorm ISO 14001, einen eigenen Abschnitt (0.3). Dort werden die Wirksamkeit und damit die Fähigkeit, die beabsichtigten Ergebnisse des SGA-Managementsystems zu erreichen, in erster Linie von folgenden drei Schlüsselfaktoren abhängig gemacht:

  • Führungsfunktion der obersten Unternehmensleitung
  • Verpflichtung, Verantwortung und Rechenschaftspflicht der obersten Leitung
  • Beteiligung von Beschäftigten sämtlicher Ebenen und Funktionen (Konsultation)

Doch die Norm nennt noch weitere Faktoren, die für eine erfolgreiche Einführung erforderlich sind:

  • SGA-Politik und SGA-Ziele: sämtliche Themen rund um Arbeits- und Gesundheitsschutz sind in die entsprechenden Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert
  • Compliance: rechtliche Verpflichtungen und sonstige Anforderungen müssen konsequent eingehalten werden
  • interne und externe Kommunikation: ggf. müssen dafür die benötigten Strukturen erst geschaffen werden
  • risikobasierter Ansatz: neben Risiken sind auch mögliche Chancen zu betrachten und zu bewerten
  • prozessorientierter Ansatz: wirksame Prozesse gestalten, um Gefährdungen zu ermitteln, Risiken zu kontrollieren und Chancen nutzen zu können  
  • Bereitstellung notwendiger Ressourcen: kompetentes Personal, Arbeitsmittel, Gebäude, Anlagen, Informationstechnik und Systeme zur Notfallbeherrschung etc.
  • fortlaufende Leistungsbewertung

Im Prinzip sind all diese Faktoren eng mit der Führungsverantwortung der obersten Leitung verknüpft. Damit kommt dem gesamten Normkapitel 5 „Führung und Beteiligung der Beschäftigten“ bei der Einführung eines Arbeitsschutzmanagementsystems eine Schlüsselrolle zu.

Führung und Verpflichtung als erster Erfolgsfaktor

Die oberste Unternehmensleitung ist unmissverständlich in der Pflicht: Sie muss Führung und Verpflichtung zeigen und ihrer Vorbildfunktion für die anvertrauten Mitarbeiter nachkommen. Dazu muss sie die Bedeutung der SGA-Aspekte verinnerlicht haben und das SGA-Managementsystem aktiv unterstützen – und zwar durch Steuerung und persönlichen Einsatz.

Die aktive Rolle der Unternehmensleitung sollte vor allem durch folgendes Vorgehen deutlich werden:

  • durch eine angemessene Kommunikation mit den Beschäftigten, Stichwort „Bereitschaft zu Ansprechbarkeit und Rückmeldung“ (u.a. Kap. 5.4)
  • in der Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen, Stichwort „Beschaffung von Arbeitsmitteln, Personal und Infrastruktur“ (u.a. Kap. 7.1)

Dabei sind interne Audits für ein Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug: Sie haben das Ziel einer kritischen Selbstprüfung und hinterfragen, ob die geforderte Umsetzung wirksam ist und aufrechterhalten wird. Die gewonnenen Ergebnisse fließen in die Managementbewertung ein. Zudem fordert ISO 45001, dass die Auditergebnisse auch den Beschäftigten und anderen relevanten interessierten Parteien berichtet werden.

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Beste Voraussetzung: eine Kultur des Vertrauens

Um DIN ISO 45001 erfolgreich einführen zu können, bedarf es vor allem einer auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur. Sie ist gekennzeichnet durch

  • die aktive Beteiligung der Mitarbeiter,
  • die wirksame Zusammenarbeit und
  • auf gegenseitigem Vertrauen beruhender Kommunikation.

Eine derartige Unternehmenskultur ist ein besonderer Erfolgsfaktor. Sie ermöglicht es den Beschäftigten überhaupt erst, sich am SGA-Managementsystem aktiv zu beteiligen. Und kaum eine Person kann das Gefährdungspotenzial im direkten Arbeitsumfeld besser einschätzen respektive erkennen als derjenige, der durch seine tägliche Arbeit mit der Situation vor Ort vertraut ist. Auf diese Weise kann das SGA-Managementsystem maßgeblich unterstützt werden. Gleichzeitig erhöht sich seine Akzeptanz erheblich.

Für die oberste Unternehmensleitung heißt das, entsprechende Voraussetzungen zu schaffen und geeignete Instrumente zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen die

  • Vertretung der Beschäftigten als Instrument für Beteiligung und Konsultation
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter, z.B. durch geeignete Schulung
  • Identifikation von Gefährdungspotenzial im unmittelbaren Arbeitsumfeld
  • Ermutigung der Beschäftigten, Vorfälle und Gefährdungen zu melden, und zwar ohne dass sie Repressalien oder sonstige Nachteile befürchten müssen. In Kapitel 5.4 c) wird dies ausdrücklich als Beispiel für Barrieren für die Beteiligung bezeichnet. Diese müssen bestimmt und beseitigt werden. Sofern eine Beseitigung nicht möglich ist, müssen die Barrieren auf ein Mindestmaß beschränkt werden.

SGA-Politik und SGA-Ziele im Einklang mit der Unternehmensstrategie

Ein weiterer, wesentlicher Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Einführung von DIN ISO 45001 ist, dass die SGA-Politik und die SGA-Ziele im Einklang mit der übergeordneten Unternehmensstrategie stehen. Die SGA-Politik sollte auf die Verpflichtung der Unternehmensleitung gerichtet sein, die SGA-Leistung zu unterstützen und langfristig zu verbessern. So entsteht ein geeigneter Rahmen für Maßnahmen, die das Erreichen der beabsichtigten Ergebnisse des SGA-Managementsystems sicherstellen.

Nur mit der vollständigen Integration aller Themen rund um die Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit in das bestehende Managementsystem bzw. in die Geschäftsprozesse kann diese Voraussetzung geschaffen werden. Hier unterstützt die gemeinsame Grundstruktur aller modernen ISO-Managementsystemnormen, die sogenannte High Level Structure (HLS). Sie erleichtert die Integration in ein bestehendes Managementsystem erheblich.

Compliance: Ein Muss für nachhaltigen Erfolg

Compliance ist für jedes Unternehmen ein zentrales Thema, und sie spielt für die Wirksamkeit eines SGA-Managementsystems eine wesentliche Rolle (Kap. 6.1.3). Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen müssen auf jeden Fall eingehalten werden, da sie ein nicht unerhebliches Risikopotenzial für die Organisation darstellen. Beispielsweise durch (unbeabsichtigtes) Nichteinhalten rechtlicher Verpflichtungen, z.B. in Form von Verträgen, oder durch Nichterfüllung sonstiger Vereinbarungen, die das Unternehmen aus freien Stücken eingegangen ist.

Während die Normanforderungen von DIN ISO 45001 internationale Gültigkeit besitzen, unterscheidet sich die Rechtslage beim Arbeits- und Gesundheitsschutz von Land zu Land. Das kann, je nach Standort, dazu führen, dass die Norm über die rechtlichen Verpflichtungen eines Landes hinausgeht. Oder auch umgekehrt. Dennoch gilt Compliance für ein SGA-Managementsystem uneingeschränkt als Erfolgsfaktor.

ISO 45001 erfolgreich einführen mit der richtigen Kommunikation

ISO 45001 legt viel Wert auf umfassende Kommunikation über alle Ebenen hinweg (Kap. 7.4). Damit dies sichergestellt ist, muss das Unternehmen einen Prozess etablieren und folgendes festlegen:

  • worüber,
  • wann,
  • mit wem und
  • wie kommuniziert werden muss.

Auch wenn es explizit keine Normanforderung ist, sollten Unternehmen festlegen, „wer“ – vor allem nach extern – kommuniziert. Dies gilt besonders dann, wenn sich Notfälle ereignet haben und externe Stellen zu informieren sind. Der Kommunikationsprozess sollte sowohl für das Erfassen als auch für das Verbreiten von Informationen geeignet sein. Er muss zudem sicherstellen, dass sachgerechte Informationen bereitgestellt, erhalten und von allen relevanten Beschäftigten und interessierten Parteien verstanden werden. So lautet die Anforderung an das Managementsystem für Arbeitssicherheit. Dabei ist zwischen interner und externer Kommunikation zu unterscheiden.

Interne Kommunikation
Hier ist entscheidend, dass die für das SGA-Managementsystem relevanten Informationen, z.B. bei vorgenommenen Änderungen, zwischen allen relevanten Ebenen und Funktionen ausgetauscht werden. Denn die Beschäftigten können nur dann zur fortlaufenden Verbesserung beitragen, wenn sie am Prozess teilhaben.

Externe Kommunikation
Die externe Kommunikation ist im Wesentlichen mit der Einhaltung bindender Verpflichtungen verknüpft und betrifft nicht selten Gefahrensituationen. Hier kommt es neben dem Inhalt besonders darauf an, dass die Kommunikationskanäle ohne Verzögerung nutzbar sind, beispielsweise durch regelmäßiges Aktualisieren der Daten von Kontaktpersonen.

Fazit

Um DIN ISO 45001 erfolgreich einführen zu können, müssen eine Reihe unterschiedlicher Faktoren berücksichtigt werden. Ihre besondere Beachtung ist für das SGA-Managementsystem und die Leistungsverbesserung erfolgsentscheidend. Die Norm bezeichnet sie deshalb als Erfolgsfaktoren.

Die Qualität dieser eng miteinander verknüpften Faktoren hängt unmittelbar davon ab, in welchem Umfang die oberste Unternehmensleitung Führung und Verpflichtung zeigt. Wenn Sie mehr erfahren möchten: Die Norm „DIN ISO 45001:2018-06 Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung“ ist beim Beuth Verlag erhältlich.

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