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ISO 45001 erfolgreich einführen

Die Einführung und Umsetzung eines wirkungsvollen Managementsystems für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA) ist immer eine strategische und operative Entscheidung eines Unternehmens. Die neue, international anwendbare Norm ISO 45001 bietet dafür den geeigneten Rahmen. Allerdings – so die Aussage der Normautoren – reicht eine lediglich formale Umsetzung der Anforderungen für eine erfolgreiche Einführung des SGA-Managementsystems nicht aus. Es kommt vielmehr darauf an, die in den Normanforderungen genannten Erfolgsfaktoren herauszufiltern und mit Blick auf den Unternehmenskontext zu fördern.
© Fotolia ISO 45001 einführen

Was macht ein SGA-Managementsystem erfolgreich?

ISO 45001 widmet dem Thema „Erfolgsfaktoren“, ähnlich wie die Umweltnorm ISO 14001, einen eigenen Abschnitt (0.3). Dort werden die Wirksamkeit und damit die Fähigkeit, die beabsichtigten Ergebnisse des SGA-Managementsystems zu erreichen, in erster Linie von folgenden drei Schlüsselfaktoren abhängig gemacht:

  • Führungsfunktion der obersten Leitung
  • Verpflichtung, Verantwortung und Rechenschaftspflicht der obersten Leitung
  • Beteiligung von Beschäftigten sämtlicher Ebenen und Funktionen (Konsultation)

Doch die Norm nennt noch weitere Faktoren, mit denen sich ISO 45001 erfolgreich einführen lässt:

  • SGA-Politik und SGA-Ziele: sämtliche Themen rund um Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit müssen in die entsprechenden Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert werden
  • Compliance: rechtliche Verpflichtungen und sonstige Anforderungen müssen konsequent eingehalten werden (Kap. 6.1.3)
  • interne und externe Kommunikation: evtl. müssen die benötigten Strukturen für eine wirksame Kommunikation erst noch geschaffen werden (Kap. 7.4)
  • risikobasierter Ansatz: neben Risiken sind vor allem auch mögliche Chancen zu betrachten und zu bewerten
  • prozessorientierter Ansatz: wirksame Prozesse gestalten, um Gefährdungen zu ermitteln, Risiken zu kontrollieren und Chancen nutzen zu können  
  • Bereitstellung notwendiger Ressourcen: z.B. Personal, Arbeitsmittel, Gebäude, Anlagen, Informationstechnik und Systeme zur Notfallbeherrschung (Kap. 7.1)
  • fortlaufende Leistungsbewertung

Im Prinzip sind all diese Faktoren eng mit der Führungsverantwortung der obersten Leitung verknüpft. Damit kommt dem gesamten Normkapitel 5 „Führung und Beteiligung der Beschäftigten“ bei der Einführung eine Schlüsselrolle zu.

Führung und Verpflichtung als erster Erfolgsfaktor

Die oberste Unternehmensleitung ist unmissverständlich in der Pflicht: Sie muss Führung und Verpflichtung zeigen und ihrer Vorbildfunktion für die anvertrauten Mitarbeiter nachkommen. Dazu muss sie die Bedeutung der SGA-Aspekte verinnerlicht haben und das SGA-Managementsystem aktiv unterstützen – und zwar durch Steuerung und persönlichen Einsatz.

Die aktive Rolle der obersten Unternehmensleitung sollte vor allem durch folgendes Vorgehen deutlich werden:

  • durch eine angemessene Kommunikation mit den Beschäftigten, Stichwort „Bereitschaft zu Ansprechbarkeit und Rückmeldung“ (u.a. Kap. 5.4)
  • in der Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen, Stichwort „Beschaffung von Arbeitsmitteln, Personal und Infrastruktur“ (u.a. Kap. 7.1)

Whitepaper

ISO 45001 – Führung und Verpflichtung

  • Fürsorgepflicht für die anvertrauten Mitarbeiter
  • Das A und O: Eine Unternehmenskultur des Vertrauens
  • Klassische (SGA-)Mängel

Wir erläutern die Norm.

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Beste Voraussetzung: eine Kultur des Vertrauens

Um DIN ISO 45001 erfolgreich einführen zu können, bedarf es vor allem einer auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur. Sie ist u.a. gekennzeichnet durch

  • die aktive Beteiligung der Beschäftigten,
  • die wirksame Zusammenarbeit und
  • auf gegenseitigem Vertrauen beruhender Kommunikation.

Eine derartige Unternehmenskultur ist ein besonderer Erfolgsfaktor. Sie ermöglicht es den Beschäftigten überhaupt erst, sich am SGA-Managementsystem aktiv zu beteiligen. Und kaum eine Person kann das Gefährdungspotenzial im direkten Arbeitsumfeld besser einschätzen resp. erkennen als derjenige, der durch seine tägliche Anwesenheit mit der Situation vor Ort vertraut ist. Auf diese Weise kann das SGA-Managementsystem maßgeblich unterstützt werden. Gleichzeitig erhöht sich die grundsätzliche Akzeptanz für das SGA-Managementsystem erheblich.

Für die oberste Unternehmensleitung heißt das, entsprechende Voraussetzungen zu schaffen und geeignete Instrumente zur Verfügung zu stellen, z.B.

  • Vertretung der Beschäftigten als Instrument für Beteiligung und Konsultation (Kap. 5.4)
  • Sensibilisierung der Beschäftigten, z.B. durch geeignete Schulung
  • Identifikation von Gefährdungspotenzial im unmittelbaren Arbeitsumfeld
  • Ermutigung der Beschäftigten, Vorfälle und Gefährdungen zu melden, und zwar ohne dass sie Repressalien oder sonstige Nachteile befürchten müssen. In Kapitel 5.4 c) wird dies ausdrücklich als Beispiel für Barrieren für die Beteiligung bezeichnet, die bestimmt und beseitigt werden müssen. Sofern eine Beseitigung nicht möglich ist, müssen derartige Barrieren sie auf ein Mindestmaß beschränkt werden.

SGA-Politik und SGA-Ziele im Einklang mit der Unternehmensstrategie

Ein weiterer, wesentlicher Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Einführung von ISO 45001 ist, dass die SGA-Politik und die SGA-Ziele im Einklang mit der übergeordneten Unternehmensstrategie stehen. Die SGA-Politik sollte auf die Verpflichtung der obersten Leitung gerichtet sein, die SGA-Leistung zu unterstützen, langfristig zu verbessern und so einen Rahmen für Maßnahmen zu bieten, die das Erreichen der beabsichtigten Ergebnisse des SGA-Managementsystems sicherstellen.

Mit einer vollständigen Integration aller Themen rund um Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit in das bestehende Managementsystem bzw. in die Geschäftsprozesse des Unternehmens kann diese Voraussetzung geschaffen werden. Die Integration wird durch die gemeinsame Grundstruktur aller modernen ISO-Managementsystemnormen, die sogenannte High Level Structure (HLS), wesentlich erleichtert.

Compliance: Ein Muss für nachhaltigen Erfolg

Compliance ist für jedes Unternehmen ein zentrales Thema, und sie spielt für die Wirksamkeit eines SGA- Managementsystems eine wesentliche Rolle. Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen müssen auf jeden Fall eingehalten werden, da sie sonst ein nicht unerhebliches Risikopotenzial für das Unternehmen darstellen. Beispielsweise durch (unbeabsichtigtes) Nichteinhalten einzelner rechtlicher Verpflichtungen, oder durch Nichterfüllung sonstiger Anforderungen, z.B. in Form von Verträgen oder Vereinbarungen, die das Unternehmen aus freien Stücken eingegangen ist.

Während die Normanforderungen von ISO 45001 internationale Gültigkeit besitzen, unterscheidet sich die Rechtslage beim Arbeits- und Gesundheitsschutz von Land zu Land. Das kann, je nach Standort, dazu führen, dass Anforderungen über die rechtlichen Verpflichtungen hinausgehen. Oder auch umgekehrt. Dennoch gilt Compliance für ein SGA-Managementsystem uneingeschränkt als Erfolgsfaktor.

In Kapitel 6.1.3 fordert ISO 45001:

  • Ermitteln der rechtlichen Verpflichtungen und anderer Anforderungen, die sich auf Gefährdungen und SGA-Risiken beziehen.
  • Festlegen, wie rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen auf das Unternehmen anzuwenden sind.
  • Bestimmen, was davon kommuniziert werden muss.
  • Über die rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen müssen dokumentierte Informationen aufrechterhalten und aufbewahrt werden.

ISO 45001 erfolgreich einführen mit der richtigen Kommunikation

ISO 45001 legt viel Wert auf umfassende Kommunikation über alle Ebenen hinweg (Kap. 7.4.1). Damit eine angemessene Kommunikation sichergestellt ist, muss das Unternehmen einen Prozess etablieren und folgendes festlegen:

  • worüber,
  • wann,
  • mit wem und
  • wie kommuniziert werden muss.

Auch wenn es explizit keine Normanforderung ist, sollten Unternehmen festlegen, „wer“ – vor allem nach extern – kommuniziert. Dies gilt besonders dann, wenn sich Notfälle ereignet haben und externe Stellen darüber zu informieren sind. Der Kommunikationsprozess sollte sowohl für das Erfassen als auch für das Verbreiten von Informationen geeignet sein. Er muss zudem sicherstellen, dass sachgerechte Informationen bereitgestellt, erhalten und von allen relevanten Beschäftigten und interessierten Parteien verstanden werden. Dabei ist zwischen interner und externer Kommunikation zu unterscheiden.

Interne Kommunikation (Kap. 7.4.2)
Hier ist entscheidend, dass die für das SGA-Managementsystem relevanten Informationen, z.B. bei vorgenommenen Änderungen, zwischen allen relevanten Ebenen und Funktionen ausgetauscht werden. Denn die Beschäftigten können nur dann zur fortlaufenden Verbesserung beitragen, wenn sie am Kommunikationsprozess teilhaben.

Externe Kommunikation (Kap. 7.4.3)
Die externe Kommunikation ist hingegen im Wesentlichen mit der Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und anderer Anforderungen verknüpft und betrifft nicht selten Gefahrensituationen. Hier kommt es neben dem Inhalt der Kommunikation besonders darauf an, dass die Kommunikationskanäle, z.B. durch regelmäßiges Aktualisieren der Daten von Kontaktpersonen, ohne Verzögerung nutzbar sind.

Fazit

Um DIN ISO 45001 erfolgreich einführen zu können, müssen eine Reihe unterschiedlicher Faktoren berücksichtigt werden. Ihre besondere Beachtung und Förderung ist für das SGA-Managementsystem und vor allem für die Verbesserung seiner Leistung erfolgsentscheidend. Die Norm bezeichnet sie deshalb als Erfolgsfaktoren. Die Qualität dieser eng miteinander verknüpften Faktoren hängen unmittelbar davon ab, in welchem Umfang die oberste Unternehmensleitung Führung und Verpflichtung zeigt. Wenn Sie mehr erfahren möchten: Die Norm „DIN ISO 45001:2018-06 Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung“ ist beim Beuth Verlag erhältlich.

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